承認フローの見直しで業務効率を改善!システム導入によるメリットとは


企業運営では承認を必要とする業務が多々生じます。これまで日本企業では、一つひとつの承認について、書類を作成し、押印による決裁がされてきました。しかし、それぞれの処理で承認者が変わったり、承認ルートが都度異なるなど、現場に業務負担が生じているケースが多々見受けられます。業務スピードを上げ、効率化を図るためにはこのような承認フローの状況を見直す必要があります。ここでは承認フローにおける問題点やシステムを導入するメリットを紹介します。

承認フローとは?

承認フローとは、企業内において契約や各種申請に対し、権限を持つ役職者が承認をする一連の流れのことです。既存の承認フローでは、承認を求める申請者が書類を作成し、承認ルートとなる承認者や決裁者に書類を回覧させます。そして各承認者が書類を確認後、承認・押印することで会社として決裁されます。

各申請の承認のルートは、職務権限規程によって決定されます。承認フローで扱われる具体的な内容としては、契約の締結、備品の購入、出張やイベント開催の許可、生産や制作のプロセス内での確認および承認などがあります。

承認フローはいわば「合議制」の簡易版です。複数の責任者が集まって合議し、物事の承認をする方式の代替として、承認フローがあるのです。 一般的なオフィス業務だけではなく、コンテンツ制作においても校正や変更などの多様な場面で承認フローが用いられます。承認フローは、企業活動のいたるところで、円滑な進行を図るために必要とされる仕組みであると言えるでしょう。

承認フローにおける問題点

紙の書類でおこなう従来型の承認フローにはいくつかのデメリットがあり、それが仕事の効率を低下させているケースも少なくはありません。これらを申請する側と承認する側に分けて課題を解説します。

申請側における承認フローの問題点

書類の作成に時間がかかる

承認フローの起点となるのは、申請者による書類の作成です。申請者はほぼ同じ内容の書類であっても、申請する時期や承認者の変更といった状況によって、何度も同様の書類を作成します。そのたびに氏名や所属先、申請理由など記入し、承認フローに回す必要があるのです。

書式が承認内容ごとに異なる

承認フローに使われる書類は内容ごとに異なります。適応する書式を探すのには手間がかかり、書式を間違えると承認されません。書類に不備がある場合も差し戻しとなります。

案件ごとに承認ルートが異なる

書式と同じく承認内容ごとに回覧させるートも異なります。正しく承認を受けるためには、前もって承認者を確認する必要があります。日本では役職に対しての意識が高く形式を重んじるため、回覧の順番を簡単には変えられません。そのため出張で不在の場合でも、次の承認者に先に回すことができずに、滞る可能性もあります。

自分が申請した処理の進捗状況がわからない

承認のプロセスがどこまで進んでいるのかがわかりにくいため、業務ステップを先に進められないというケースも起こり得ます。タイミングがずれてしまいビジネスチャンスを逃すといったリスクもあります。

管理側における承認フローの問題点

申請、承認ルールの策定が必要

申請内容に従って承認者の選定をし、関連部署への通達をおこなう必要があります。申請書類の書式の作成、差し戻しの際のルール策定、条件変更に合わせた更新といった作業が生じます。

案件ごとの承認フローの設定

承認者の回覧の順番の設定と管理が必要です。申請者から承認フローの進捗に関する問合せがあった場合には確認しなければなりません。承認者の異動や組織改編時には承認フローの組み直しや変更が求められます。

承認が完了した書類の管理

承認処理が完了した書類はファイリングして保管する必要があります。項目ごとの整理や不要書類の仕分けと破棄、保管書類の更新といった手間がかかり、保管スペースの確保も必要です。

承認フローが不明瞭

紙ベースの書類を回覧させる法は、所在がわかりにくく承認フローが可視化できません。不正な書類作成や処理がおこなわれていても発見しづらいという点も問題です。処理の遅滞が発生していても対応ができず、業務に支障をきたす恐れがあります。

承認フローをみえる化するのが近道

近年、働き方改革を背景に脱ハンコによる承認フローの見直しが注目されています。上記で示した既存の承認フローの課題を解決するためには、「承認フローを見える化する」必要があると考えられます。それを実現するのが承認フローシステムです。

承認フローシステムとは?

業務の申請から承認までのフローをWebで一括管理できるシステムの総称です。そのため、ワークフローシステムや電子稟議システム、電子承認システムなどと呼ばれることもあります。これまで紙ベースでおこなっていた申請作業を電子化することで作業の効率化や迅速化を図ったり、定型業務を自動化できます。さらに、関連書類をシステム上で保管できるほか、申請手続きの進捗状況も可視化できるのも大きなメリットです。

承認フローシステムを導入するメリット

システムを導入することでオンライン上での承認処理が可能となります。承認フローのシステム化で期待される具体的なメリットを解説します。

業務効率が向上する

システム導入では承認フローの見直しにより二重チェックや重複した申請処理などが明確になります。承認作業自体の要・不要を再検討し、業務上のムダを排除するきっかけが得られます。

承認フローが可視化されリアルタイムに処理状況が確認できるようになることで、現在の業務進捗を把握しやすくなり、業務の遅滞を回避できます。

また、必要な提出フォームが探しやすいため、書式の間違いを防止できます。入力支援により書式の不備がなくなり、前回のデータを再活用できるため書類作成の負担も軽減されます。社員が業務に集中できる環境づくりに承認フローシステムが役立ちます。

意思決定のスピードが上がる

紙の書類を物理的に回覧させるのとは違い、移動の手間や時間が軽減、短縮されます。離れた拠点に郵送する必要がなく意思決定のスピード化に貢献します。申請者は業務ステップを止めて待つ時間が減り、ビジネスチャンス喪失リスクを回避できます。

ペーパーレス化でコスト削減につながる

用紙代や印刷にかかる費用、事務作業コスト、郵送やバイク便の費用、保管スペースの確保や書類管理コストなどの軽減が期待できます。

多様なワークスタイルへ対応できる

オンライン上で処理できるため、承認者が社内にいる必要がなくなります。時間や場所にとらわれない業務処理が実現するため、時短勤務、フレックス制、テレワークやリモートワーク、ワーケーションといった多様な働き方にも対応しやすくなります。

内部統制を強化できる

システムによる自動処理で、最適化された承認ルートに従い正確な承認作業が実施されます。人為的なミスがなくなり、統一化されたルールの下での運用が可能です。承認者の中抜きといった問題も回避され、常に適正な承認ルートでの処理がおこなわれます。

承認フローが可視化されるため、不正処理がおこなわれる可能性が低くなり、異常があればすぐに発見できます。例えば承認者が不在のうちに、勝手に押印をする行為はできなくなるため、承認フローの確実性が増します。システムを通した業務の流れを常態化することで、発注や契約、各種開発や制作において、口頭確認によるあいまいさを防止でき、認識の違いから起こるトラブルを回避できます。

紙の書類とは異なり、置き忘れによる紛失や盗難リスクもなくなります。アクセス権限や閲覧権限を付与することで、利用者を限定できるためセキュリティ対策としても有効です。システムによる申請書の承認履歴は監査法人へ提出する資料として活用できるため、企業のガバナンス強化につながるだけでなく、外部からの信頼性向上にも役立てられます。

制作物にも適切な承認フローが構築できます

申請・承認業務は企業運営に必要不可欠ですが、従来の方法では時間と手間がかかり非効率です。承認フローに対応したシステムを導入することで、意思決定のスピード化や処理の簡略化が実現し、全体的な業務効率が向上します。

また、承認フローには、予算などを申請する事務的なフローの他に、作成した書類の記載事項に問題がないかなどを確認(校正)するフローもあります。例えば、直接お客さまの目に触れるマーケティングツールや約款などです。記載事項の内容によってはちょっとした間違いでも、会社に大きな損害をもたらすケースもあります。制作したものに間違いがないかを、役職などとは関係なく関係者に確認してもらい、修正箇所があれば、何が問題かを適切に指示してもらわなければなりません。そういった、制作物の承認フローに特化したワークフローシステムもあります。

レビュー・承認に特化したオンライン校正ツール「Ziflow」

Ziflowでは内部・外部を含めた複雑な承認フローが構築可能です。関連する部門や人が多数の企業など、自社の校正フローに柔軟な対応ができます。制作物の承認フローの改善にお悩みの際には、ぜひ「Ziflow」をご活用ください。


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