業務の効率化や生産性の向上といった課題に対して、ワークフローの見直しが注目されています。ワークフローとは書類や情報の受け渡しの流れを指し、その多くは定型的におこなわれる処理です。ワークフローを適切に管理することにより、業務上の課題を改善し、効率的な運用が実現できます。ここでは現状のワークフロー管理の課題と、その解決策となるワークフローシステムについて解説します

ワークフローの概要

生産性向上に向けた取り組みの一つとされるのが、ワークフローの効率化です。初めにワークフローの基本的な知識と、ワークフロー管理について解説します。

ワークフローとは?

ワークフローとは、業務上において生じるさまざまな手続きの流れです。複数人が関わる業務において、受け渡される文書・情報の流れ、承認や稟議といった手続きすべてがワークフローに含まれており、業務や工程の流れ全般について使われます。

国際ワークフロー標準化団体(WFMC)による「ワークフロー」の定義では、“ビジネスプロセス全体あるいはその一部の自動化であり、これによってドキュメント・情報・タスクが、手続き規則に従って、担当者から担当者へ引き継がれる”とされています。

ワークフローの具体的な内容としては、仕事で必要となる物品購入の申請と承認、他社との契約に関する承認、商品・サービスの開発においての各段階での確認と認証などがあげられます。

ワークフロー管理とは?

ワークフロー管理は、ワークフローを円滑に推進するために管理をおこなうことです。業務の定型化、標準化をおこない、申請・承認を実施する業務プロセスの管理手法で、一般的にはシステム上で処理を実施します。

ワークフロー管理をおこなうことで稟議・申請の承認、伝票処理など一般的な業務プロセスや、ソフトの共同開発における承認・審査、Webコンテンツ制作における作業工程の管理などの業務を遅延なく、適切におこなえます。

ワークフロー管理は、一般的なオフィス業務だけではなくコンテンツ制作においても重要です。進捗状況や制作中のドキュメントやデザインといったコンテンツを管理することにより、作業上のミスを減らし、スケジュールに従った業務の遂行を可能とします。

特にチームでおこなうコンテンツ制作では、複数人で作業するため的確な管理が求められます。ワークフロー管理により、複雑なプロセスを効率的かつ正確に把握することができます。

従来型のワークフローによる課題

業務にPCを利用するのが当たり前になり、関わる人や扱う情報も以前より増えています。ワークフロー管理が注目される背景には、そういった業務の複雑化に対応しきれない従来型のワークフローが抱える課題があります。

処理の停滞や煩雑化

これまでの紙の書類をベースとしたワークフローでは、処理の停滞や煩雑化がたびたび発生し、業務自体の遅れを招くことがありました。例えば、書類の物理的な回覧では各承認者による押印処理のため、企業の拠点が遠隔地にある場合には郵送する必要があります。こういった業務の遅延は業務スピードがもとられている現代では、商談のロストなどにつながるリスクがあります。

承認フローが複雑

社内であっても、承認者が出張で不在の場合には、承認処理に遅延が発生します。さらに承認内容によって承認ルートや申請の書式が変わるといった、日本企業がこれまで継承してきた複雑な承認フローも効率化を阻む要因です。
承認フローが複雑だと、面倒に思ったスタッフが承認を取らずに業務を進めてしまうということにもなりかねません。

処理状況が見えにくい

書類がどこまで回覧されたのかといったリアルタイムの処理状況が見えにくいため、進捗状況を把握できず、ビジネスチャンスを逃す可能性もあります。処理済み書類のファイリングや保管、整理の作業に人的・スペース的なコストが必要です。処理だけでなく認証された後でも管理に手間がかかります。
処理状況を確認する作業は生産性が高いとは言えませんので、それに時間をとられると、生産性が下がるということになります。

属人化

定型の申請が特定の担当者に委ねられる業務の場合、ブラックボックス化する可能性があります。
業務の属人化には、不正処理の発生リスクもあります。また、退職時に業務がうまく引き継ぎされずに苦労した、という経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか?

こうしたワークフローでは、テレワークやリモートワーク、フレックスタイム制など働き方の多様化が進む現在においては対応できません。業務課題を効率よく解決するためには適切なワークフロー管理が必要なのです。アナログな方法では、企業内の膨大な処理に対処できないため、ワークフローを管理できるITシステムの導入が課題解決の糸口となります。

ワークフロー管理システム導入による課題解決のメリット

こういった課題は、ワークフローをデジタル化(ワークフロー管理システムの導入)することによって解決できます。ワークフロー管理システムを導入すると、以下のようなメリットが期待できます。

効率化・省力化し「面倒」がなくなる

申請が必要なフローの場合は、申請内容によって適切なフォームが選択できるため、書類の書式を探す手間がなくなります。前回と同じ申請の場合は、データを再利用して省力化が可能です。業務を標準化する際に見直すことで、ムダな工数の削減につながります。

フォーム入力により書類不備が事前に回避でき、作成し直しや再提出の手間がなくなります。承認ルートの自動設定により、回覧の間違いや遅延がありません。物理的な移動を伴わないため、郵送や部署間送付の時間が短縮されます。社外でも処理が可能となるため多様な働き方にも対応。出張先であっても即時承認処理できます。

コスト削減

用紙代、印刷費用、管理費用、事務作業にかかる人件費などのコスト削減が可能です。

ペーパーレス化

紙の書類、押印処理の削減で企業DXの推進に貢献します。電子サインシステムと連動するのも効果的です。

社内の不正防止

業務の可視化により不正な申請や処理がなくなります。業務の属人化を防止でき内部統制強化に役立ち、閲覧・処理の権限設定によりセキュリティ強化につながります。

進捗状況の可視化

業務や承認の進捗をリアルタイムで確認でき、業務プロセスの進行やスケジュール調整がしやすくなります。

文書管理効果

検索性の向上により外部監査への迅速な対応が可能になり、アーカイブ化することで過去データの活用やデータ分析による業務傾向の明確化など、文書の用途が広げられます。

ワークフロー管理と共に扱う書類の校正を効率化する

お客様向けの文書の確認作業

企業の中では日々多くの書類や情報が行き交います。業務上で発生する定型化された一連の申請処理や業務の工程、ワークフローシステムで自動化することで効率的な業務運用が可能です。
ところで、お客様向けの契約書やカタログなど、完成までに複数の人でやりとりをしていると思いますが、皆さんはどうしているでしょうか?内容の確認漏れが発生していませんか?

マーケティングツールなどの制作物のワークフロー管理

マーケティング用のコンテンツや製品のデザイン制作、各種文書において、ワークフロー管理に課題を感じていらっしゃる方も多いと思います。
例えば制作物には校正(レビュー)のプロセスが不可欠ですが、こちらも適切にワークフローが構築、管理されていないと、校正もれなどの事故につながる可能性があります。


校正ワークローの例(クリックでPDFダウンロード)

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そういった特定の作業に特化したシステムがオンライン校正ツールです。
例えば、あらゆる制作物のレビューや承認フローなどの業務を効率化できる「Ziflow」です。確認してもらう人が他部署におよんだり、外部企業とのやりとりが必要など、複雑な承認フローを構築したい場合には特におすすめのツールです。


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