技術の進歩によって仕事のあらゆる部分で自動化、機械化が進んでいます。しかし、会社によっては、今までどおりのやり方に慣れてしまい、業務を効率化できる方法があるにもかかわらず、そのままになってしまっている場合もあるでしょう。今回は、業務効率化を効果的に進める方法についてご紹介します。
業務効率化の目的やメリットは
業務効率化の目的は、企業における日常的な業務を効率化することによって、売り上げを拡大させ、従業員のパフォーマンスを高めることです。業務における「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省くことによって、より効果的に利益を出すことができるようになります。
- ムリ：「業務が担当者に偏る」「作業量が多すぎる」「不可能なスケジュール」
- ムダ：「不要な業務がある」「過剰な生産」「効率の悪い動きがある」
- ムラ：「成果が安定しない」
ムリ・ムダ・ムラがなくなれば、人的リソースを別の業務に充てたり、従業員の負担を軽減したりすることができます。業務効率化のメリットは主に下記の5つがあります。
コスト削減
業務におけるムダを省けば、必然的にコストカットができます。例えば、会議資料をペーパーレス化できれば、紙代と印刷代を削減できます。
生産性向上
ムリなスケジュール管理がなくなれば、従業員の時間的・心理的な余裕ができます。余裕ができればそれだけ従業員のパフォーマンスを引き出せるでしょう。
人手不足への対応
IT技術を導入して自動化・機械化すれば、業務に携わる人員を削減することができます。結果的に人手不足の解消につながります。
従業員のワークライフバランス向上
業務を効率化して従業員の労力を減らすことができれば、プライベートな時間を増やせます。自動化・機械化によって生まれた時間を、休暇の取得やスキルアップに充てられます。
業務の定型化
日常業務を定型化すれば、ムダな作業を減らすことができます。人員の入れ替えがあっても引き継ぎが簡素化し、対応力も上がりミスも低減します。
業務効率化を実現させるための方法
次に、業務を効率化するための具体的な方法を見ていきましょう。
業務の見える化
業務の効率を低下させている部分がわからならければ、対策が立てられません。そこで、業務プロセスごとに数値を用いてグラフや図表で分かりやすく「見える化」することによって問題を把握し、解決策を考えます。 例えば、コールセンターのクレーム処理において、1件のクレーム処理につきどれだけの時間がかかっているか、クレーマーの属性や特性などのデータを収集します。データを数値化して傾向分析することで、対応策をマニュアル化などすれば、より効率よくクレーム処理を行うことができます。
職場環境の整備
働きやすい職場環境は、従業員の作業効率向上につながります。環境整備の3S（整理・整頓・清掃）を徹底することが業務効率化の基本です。
ITツールの導入
ITツールを導入することによって、業務の効率化を図ることができます。例えば、営業職の場合は、取引先の企業をリスト化し、商談のための資料をつくり、アポを取るなど、営業に関わる一連の業務をITツールの導入で自動化することができます。
営業先の条件をあらかじめ設定しておくことで、自動で条件に合った企業をピックアップし、リスト化してくれるツールもあります。ただリスト化するだけではなく、見込み顧客に自動でメールを送信し、アプローチする機能があるツールもあります。さらに見込み顧客の感触を数値化し、営業効率をさらに高める施策も打つことができます。このようなツールを使えば、顧客リストの作成や非効率なアプローチに要する時間や手間を省くことができ、業務効率化につながります。
また、組織内での連絡方法もビジネスチャットのようなITツールを使えば、より便利に効率よく行うことができます。
業務効率化に活用できる３つのツール
業務効率化を実現する具体的なツールを3つ紹介します。
クラウドストレージ
クラウドストレージは、業務に関するデータファイルをクラウドに保存することで、会社以外でも、いつでもどこでもデータにアクセスできるようになるサービスです。自宅、出張先、海外でも24時間365日、パソコンやスマートフォンでデータにアクセスできます。
データはクラウド上に保存され、バックアップもされているので、外部メディアのようにデータ紛失の心配がありません。また、複数人でのデータの共有が容易で、チームで作成している書類を同時並行で編集することもできます。
グループウェア
グループウェアは、企業や組織内で情報共有するためのソフトウェアです。ネットワーク経由で、チャット、掲示板、データ共有、タスク管理、スケジュール管理、勤怠管理、電子決済など、組織内で必要なシステムを統合することができます。例えば、ミーティングの日程・時間など、メンバーに個別に連絡する必要がなく一元的に調整することができます。
RPA
RPA（ロボティックプロセスオートメーション）は、人間が行っている業務を機械によって自動化することです。AI（人工知能）や機械学習のような技術もRPAに含まれます。工場の生産ラインなどではすでにロボットによる自動化が進んでいますが、データ入力やデータ収集など、より高次元な分野に広がりつつあります。
例えば、請求書のデータ入力作業を自動化することで、一件当たり数十秒で処理し、入力ミスをなくすことができます。それまでは膨大な時間をかけて人間がデータ入力を行っており、他の業務に手が回せませんでした。しかも、数字を入力するだけの単純作業で集中力の持続は難しく、長時間作業をしているとどうしてもミスが出てしまいます。このような人間に負荷のかかる業務をRPAで代替できます。
ある銀行では、1時間ごとに社内システムからデータを取得し、確認したデータをExcelにコピーする面倒な作業をRPAによって自動化することに成功しました。20種類のRPAを導入することで、年間8,000時間分の作業を削減したのです。
別の企業では特定のECサイトの在庫、値段、ポイント還元率などの情報を適切に表示するという作業を自動化しました。タスク項目は3,000以上あり、人間が3人がかりで24時間稼働した場合でも、1週間以上かかる作業量です。この作業をRPAでは、オンライン上にある製品に関する情報を自動的に収集し、リアルタイムで表示することを可能にしました。3人で1週間以上かかる作業を、RPAは半日で完了したとのことです。
ITの活用が業務効率化のカギを握る
近年はITツールを活用することで、比較的簡便に業務効率化を図ることができるようになっています。今までの業務を見直したうえで、新しいテクノロジーを導入して自社の業務効率化を実践してみてはいかがでしょうか。
