ドキュメント差分検出ソフトウェア導入事例 マスミューチュアル生命保険 様

生命保険会社のマーケティングツールの効率的な校正

「お客さまの視点」を第一にした商品開発とニーズにあった提供を掲げるマスミューチュアル生命保険株式会社様は、情報をわかりやすく正確に伝えるため、商品パンフレットや運用報告書など多種多様なツールを制作されています。ミスの許されない保険関連文書の制作フローで、数年前からデジタル校正を行っています。高精度なPDF比較ツールを活用することで、目視による確認ミスを防ぎ、校正の作業効率を大幅にアップさせました。

さらに今回、新たにPDF以外の比較照合を目的に「ドキュメント差分検出ソフトウェア」を導入。デジタル校正による業務効率アップと、ドキュメント差分検出ソフトウェアを導入した経緯、ツールの使い分けについて、営業本部 マーケティング部のみなさまにお聞きしました。

目的に合わせたツールの使い分け。ドキュメント差分検出ソフトウェアを導入

WordやExcelと組版後のPDFデータを比較したかった

庄司氏:
ドキュメント差分検出ソフトウェア導入のきっかけは、Tooからの紹介でした。テスト版を使用しながら、我々の制作のフローに一致するため、制作業務のある他部門へもテスト版を紹介しました。その結果、多くの部署からこのソフトウェアを使いたいという声があがり、全社で導入することになりました。すでにTooから導入していたPDF比較ツールは、非常に高い精度だと実感していますが、照合がPDF同士に限られます。「ご契約のしおり・約款」は、大半の文字がWord原稿、一部の数値がExcelデータで構成されています。外部パートナーに組版を依頼して、戻ってくるのはPDFデータです。これまでWord原稿やExcelデータと組版後のPDFデータが同じ内容かどうかは、目視で確認するしかありませんでした。現在は異なるデータ形式でも照合ができるようになり、すごく助かっています。

デザインではなく、表中の数値だけを比較したい

藤野氏:
特に便利に使用しているのは、表形式の原稿の比較です。お客さま向けに作成する運用報告書は、運用会社からExcelで提出された数値や表を元にPDFデータに変換します。変換作業の際に誤りがないか、表中の数値だけを比較したいのですが、PDF比較ツールでは表全体のデザインの差を認識するので、数値が同じでもほぼ全てを変更箇所として検出してしまいます。ドキュメント差分検出ソフトウェアで、この数値だけを比較できるようになりました。これまでは数字をひとつずつ確認するのに1〜2時間かかっていました。いまは検出された箇所だけを確認するので15分程度です。精度についても、導入前にさまざまな表組みデータを試しに比較照合してみて、満足できる結果だったので安心して使用しています。

確認作業の負担軽減に、デジタル校正ツールの効果を実感

藤野氏:
前職でも保険業界にいたのですが、そこではデジタル校正のツールはまだ導入されておらず、どうしても生じてしまう誤植を、目視のチェックで防ぐという体制でした。作成よりも確認に時間がかかるだけではなく、間違いがあったら迷惑をかけてしまうため確認作業にストレスがかかっていました。

庄司氏:
照合結果がはっきりと出るので、原稿を確認する時間が大幅に削減されました。私は、保険商品ごとに「ご契約のしおり・約款」をとりまとめて制作しています。原稿のごく一部を改訂する場合でも、それ以外の箇所が変わっていないかどうか、分厚い冊子の全ページを確認します。ツール導入前には目視で確認していました。デジタル校正によって機械的なチェックができるようになり、確認漏れのない安心感があります。内容の検証を依頼する際にもエビデンスとして比較照合結果をつけられるため、検証担当者にとっても確認箇所が明確になり、効率化がはかられていると思います。

学校校舎

学校校舎

福尾氏:
私は保険設計書という、お客さまのご契約の試算内容を伝えるためのソフトウエアを開発しています。内容が最終的なデータに正しく反映されているかを必ず確認します。このソフトウエアを開発する頻度は半年に3〜4件ほど。文字数の多い10〜30ページの書類なので、違いが視覚的にわかりやすいデジタル校正ツールを非常に重宝しています。

業務効率アップのポイントは、操作性とワンアクションのフロー構築

藤野氏:
ドキュメント差分検出ソフトウェアはシンプルな操作性に魅力を感じています。業務効率を考えると、データ形式が違っていても直接比較できるのが嬉しいです。研修資料やセミナー資料の改訂時にPowerPointデータの違いを確認するために使っています。形式を変更する手間が省けることで、ワンアクションで次の工程に進むことができます。また照合結果に手を加えられるので、確認済みの箇所のチェックを外して、次の工程に渡すような追加操作が可能です。指示書として活用することでスムーズなコミュニケーションができるので、フロー全体の業務効率が上がっていると思います。

福尾氏:
新たなツール活用には、ソフトウェアの操作性が非常に大切だと感じます。PDF比較ツールを導入した際には、その操作性の良さに驚きました。操作性が良くないと、どんな精緻性の高いツールであっても活用が進まないと思います。導入されたのは繁忙期だったのですが、すぐに活用することができて助かりました。

場所を選ばずテレワークでも利用可能。社内ユーザー数の拡がり

学校校舎

ファイル選択画面例(サンプル)

学校校舎

比較結果一覧画面例(サンプル)

庄司氏:
ドキュメント差分検出ソフトウェアの魅力のひとつに、ロケーションレスが挙げられます。
ブラウザ上で使用できるので、出張先や在宅勤務時でも使用できますし、私自身は在宅勤務の際にも利用しています。自宅の環境で使用するためには動作の軽さも重要でした。ユーザー数無制限で使用できるので、現在も社内のユーザー数が徐々に増加していると聞いています。

福尾氏:
ドキュメント差分検出ソフトウェアを活用することにより、自分達の業務にエビデンスを持って安心をプラスすることが出来るのは非常に大きいです。社内にはデジタル校正ツールを使った事のない部署もあったので、業務効率や効果を考慮するとユーザー数の拡がりはうなずけます。

マスミューチュアル生命保険

当社は、2018 年5 月31 日に「日本生命グループ」の一員になりました。
今後もお客さまの目線を第一に、より充実したサービス・商品の提供に努め、お客さまから選ばれ続ける生命保険会社を目指していきたいと考えております。
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ドキュメント差分検出ソフトウェア形式やレイアウトが異なるドキュメントの差分抽出により、原稿と組版後の校正を効率化します。契約書・操作説明書・仕様書等のPDF電子文書などの、「違いを見つけたい」あるいは「同じであることを確認したい」というニーズに対応できる比較・校正ソフトウェアです。

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