Proof Checker Pro導入事例 YAMAGATA INTECH株式会社様 様


取扱説明書・マニュアルの制作に特化した制作会社、YAMAGATA INTECH。
Proof Checker PROをリリース当初から導入し、制作作業における照合・校正に活用していただいています。
今回は、導入の決定から社内他部署へ広める活動までしていただき、Proof Checker PROを使用しておよそ7年という、制作2部の高野栄一郎部長、岩下有毅係長にお話を伺いました。

YAMAGATA INTECH様の業務内容について

高野:
携帯電話、オーディオ、デジタルカメラ、 自動車などコンシューマー向けの幅広い製品のマニュアル制作が主な業務です。最近はマニュアルも電子化が進んでいるので、紙だけでなくWeb版やアプリ版の制作も行っています。

Proof Checker PRO 導入のきっかけ

高野:
印刷の展示会のTooブースで発売されたばかりのProof Checker PROを見たという他社の人から「いいツールを見つけた」と教えてもらったのが知ったきっかけです。
その当時、基本設計は同じ2つの機種の携帯電話のマニュアル制作を行っていて、2つのドキュメントの差分を目視で比べてチェックするという作業に時間がかかっていました。そこで、いいツールがないかと丁度探していたところでProof Checker PROを知り、早速デモ版で検証して導入を決めました。検討から決断までは早かったですね。

テキスト修正が別の箇所に不具合を与えていないかのチェックはProof Checker PROに任せられる

Proof Checker PROの運用方法

岩下:
作業標準書というのがあって、Proof Checker PROを制作工程のどのタイミングで使用するかということを、ルール化しています。DTP作業の中でも、変更をしたら必ず Proof Checker PROを使用するようにしており、わたしも今日の午前中だけで3回、Proof Checker PROを使用しています。常に誰かが使っているくらい使用頻度は高いですね。
テキストを変更したことで行数が変わり、違うページで文章が切れてしまうなど、DTPの場合には変更した箇所とは別の場所に不具合が出てしまうことがあります。DTP担当者ではなくライターが作業する場合にも、直した箇所以外が変わってないかのチェックをProof Checker PROに任せられるので助かっています。

高野:
今回他部署での運用方法を調査したのですが、改めていろいろな使われ方をしていることを実感しました。
照合結果を変更履歴として、お客様に提供するといった使い方をしている部署は多いですね。イラストや回路図のチェック中心に使っている部署もあり、テキスト照合だけでなく画像の照合にも活用されているようです。
また、自動組版のシステムとの相性がいいと感じています。XMLの自動組版システムを当社でもいくつか作っているのですが、導入の際に従来のシステムで作ったものとの照合が必要になるので、その際にProof Checker PROがとても役立ちました。

使っていく上でのノウハウ

高野:
複合機のマニュアルの場合、1,000ページを超えるものもあり、ページ数が多いものは章に分けてからProof Checker PROで照合するなど、状況に応じた使い方をその都度考えて実行しています。
以前は、社内向けにProof Checker PROの簡易マニュアルを作ったり、おすすめの設定を用意したこともありました。今はメンバーそれぞれで使いこなしていますが、設定をいろいろ変更して研究している人もいれば、設定を変えずに使い続けている人もいますね。

岩下:
容量が重いPDFは、一旦PSファイルにしたあと軽量化したPDFにしてProof Checker PROを使用するなど、使いながらノウハウを構築していきました。

目視では見逃しやすいところもチェックできるので、助けられたことは本当に多い

Proof Checker PRO導入の効果

高野:
実際に導入してみて、2、3人で2日間かかっていた校正作業が、およそ20分になったりと大きく工数を削減でき、3ヵ月で減価償却してしまうくらいの安い買い物だったと感じました。 以前社内向けにまとめた資料によると、制作2部の制作工程では校正作業にかかっていた時間が32時間から15分へ、人件費として128,000円が1,000円へと99.2%もの工数削減の成果が出ています。他部署でも図面相違チェックで7時間30分から30分、内部校正作業が8時間から2時間へと、圧倒的に時間を短縮できました。
Adobe InDesignでテキストを修正したときにテキストがオーバーフローするなど、目視では見逃しやすいところもチェックできるので、Proof Checker PROに助けられたことは本当に多いですね。Proof Checker PROほど、部内で浸透したツールは今までなかったと思います。

工数削減の効果が認められ、社内CS活動で優勝

社内の他部署にも導入を推進

高野:
導入した2007年当時、社内でCS (Customer Satisfaction)活動を定期的に行っていて、そのミーティングでProof Checker PROの導入成果について報告し、社内に広めるようなことも行いました。
当時はまだProof Checker PROも発展途上で、その都度Tooさんに対応してもらうことも多く、定例ミーティングにTooの方に出席してもらったこともありましたね。
そのかいもあってか、工数削減の効果が認められ、我々のグループがCS活動で優勝することができました。現在では、社内でProof Checker PROのライセンスは9本、そのうちヨーロッパに1本入っています。

国内で開発している安心感

高野:
初期の頃は不具合も少なくなかったのですが、その都度Tooさんに対応していただきました。該当のPDFをいくつかお渡しして、改善されたバージョンを検証用にいただけるなど、開発元の対応は早かったですね。
最初のバージョンでは500ページのマニュアルの照合結果をPDF化するのに40時間くらいかかっていたのですが、今では高速化して数分でできるようになっています。
照合速度の高速化などいろいろなリクエストに応えていただき、ベータ版を当社で検証してフィードバックするなど、いい連携ができたと思っています。そこで採用された機能が、メジャーバージョンアップ版に反映されていると伺っています。初期の頃は当社が出す要求に追いついてもらっている感じでしたが、最近ではもう我々より先を走っているように感じています。

他言語への対応と文字を画像化しての照合とで、利用範囲が広がった

多言語対応

高野:
当社では多言語のマニュアルを多く作っている部門もあり、導入当初から多言語対応の要望を出していましたが、バージョン 3で対応したことでより便利になりました。 バージョン 4では文字を画像化して照合でき るようになったので、アラビア語やペルシャ語といったProof Checker PROが対応していない言語でもチェックできるようになり、利用範囲が広がったことを実感しています。
外国語のテキストの場合、どこが変わったのかを目視で見つけるのは難しいのですが、Proof Checker PROを使えばすぐに変更箇所が分かるので、どの箇所を新たに翻訳したらいいのかを探すツールとしても使えて役立っています。

マニュアル業界の変化と今後の展望

高野:
マニュアル業界も電子化が進み、以前は印刷のためのPDFの制作が主でしたが、今はユーザーに提供するものがPDFそのものというケースも増えてきました。また、Android 端末ではマニュアルをアプリ化して提供しています。このように時代によって最終納品物が変わっていくことはあっても、マニュアルは人に物を伝えるためという基本の部分は変わりませんし、インターフェイスプロバイダを目指すという当社の姿勢は変わりません。
Proof Checker PROの導入で実現できつつあるように、今後はワークフローをよりシンプルにし、可能な部分は自動化を進めていき、さらに競争力を上げたいと考えています。

YAMAGATA INTECH株式会社

〒140-0001 東京都品川区北品川3-3-5 北品川御殿山ビル 4階

【業務内容】
  • マニュアル制作
  • システム開発
  • コンテンツ制作
  • ユーザインターフェイス企画
  • 設計ドキュメント
  • ドキュメント支援システム
  • 操作表示プロトタイプ制作
  • XML 制作

http://www.yamagata-intech.jp

担当営業からのコメント

YAMAGATA INTECH様はProof Checker PROを発売当初から導入し、使い込んでいただいています。さらに機能や導入形態のリクエスト、アドバイスまでいただいていることに大きな感謝の気持ちが湧き、同時に期待に応えなければと思いました。
印刷・制作会社様にとって「校正作業」は避けて通れない業務です。Proof Checker PROを使った校正ワークフローの構築を会社全体で取り組み、実務をリアルに反映した運用を行っていただいています。それが実際に効果をあげていることをうかがい、Proof Checker PROがお役に立っていることを実感いたしました。
これからも校正分野だけではなく、PDF制作フロー構築やシステム運用のお手伝いをさせていただき、YAMAGATA INTECH様のお役に立てますよう、尽力させていただきます。

TooではProof Checker PROの他、お客様のご要望に合わせた様々な校正ソリューションをご用意しております。
詳しくは担当営業までお気軽にお問い合わせください。