メールデータの整理の仕方が分かりません。どうしたらいいでしょうか? 【Apple メール編】

メールデータの容量が大きくなってくると、メールアプリケーションを操作している時の反応が極端に遅くなったり、メールデータが破損して内容を確認できなくなったりすることがあります。そのため、メールデータは定期的に整理をして不要なメールデータは削除するか、メールデータを書き出して保存しておきましょう。

 

メールデータを整理するプロセスを考えてみましょう。

1. メールデータの容量を調べます。

まずメールデータがどのくらい溜まったら整理をしたらいいのかという事を判断するためにメールデータの保存場所を確認してみましょう。

 

【保存場所】

/ユーザ/ユーザ名/ライブラリ/Mail の容量を調べてみます。

 

/ユーザ/ユーザ名/ライブラリ/Mail に保存されるのが Apple メールのデータです。

この ”Mail” フォルダの容量が大きくなればなるほど、Apple メールの操作レスポンスが悪くなったり、メールデータが破損して Apple メールが起動しないなど、リスクが高くなっていきます。

※ MacOS X10.7 以降 /ユーザ/ユーザ名/ライブラリ/ は非表示となっています。この場所にアクセスするには Finder で Option キーを押しながら移動メニューをクリックしライブラリを選択します。

ライブラリの場所を開けたら、その中にある ”Mail” フォルダを選択します。

(コマンドキー)+ i もしくは、ファイルメニューから”情報を見る”を選択して、容量を調べてみましょう。

2. 快適に使用できるメールデータの上限を使用者が決めます。

メールデータが ”50.5GB” となっているので、快適にメールを利用するためにメールデータの上限を ”約10GB” と決めます。

※ メールデータが大きくなると操作のレスポンスが悪くなったり、メールデータが破損して内容を確認できなくなるといった不具合が発生する危険度が増すことになります。経験則としてメールデータは約10GB以下で利用することをおすすめします。

 

3. 不要なメールを仕分けするためにルールを設定します。

おすすめのルールは、まずお取引先や友人のメールアドレスやドメインごとにメールボックスを分けて整理をしてから、期間を決めて古いメールを削除していくという方法です。

※ メールアドレスは ooooooo@too.co.jp です。ドメインは@マーク以下の too.co.jp のことを指します。

ここでは too.co.jp のドメインを持つメールアドレスから送られてきたメールを仕分けるための手順をご紹介します。

後でメールデータ仕分けのためにルールを設定しますが、設定したルールでメールを移動させるためのメールボックスをあらかじめ作成しておきます。

メールを起動している状態で、メールボックス>新規メールボックス...を選択してください。

メール仕分け用に分かりやすい名前を付けます。

 

 

メール仕分け用のメールボックスが作成されました。複数のメールアドレスやドメインで仕分けを行うと、メールデータの整理が更に効率的に実施できるので、用途に合わせて複数の仕分け用メールボックスを作成してください。

メールを仕分けるためのルールを設定します。

メールが起動している状態で、ファイルメニューから "環境設定..." を選択してください。

 

環境設定の中のルールを選択し、”ルールを追加” ボタンを押します。

 

以下の条件でルールを設定します。

 ・説明:でルールの名前を付けます。

 ・以下の「いずれかの」条件に一致した場合:

  「差出人」が「.co.jp」「を含む」時に

 ・以下の操作を実行:

  「メッセージを移動」移動先:「.co.jp からのメール」

設定が完了したら ”OK” ボタンを押します。

設定したルールが追加されました。

※ 名前の左にチェックボックスがあり、チェックが入っているとメール受信時に自動的にルールが適用されます。

メール受信時に自動的にルールを適用させたくない場合や、任意のタイミングでルールを適用したい場合にはチェックを外すと良いでしょう。

Apple メールでメールを受信するとチェックが入っているルールが自動的に適用されて、条件に該当するメールが仕分け用のメールボックスへ移動します。

既存のメールデータにルールを適用する場合には、ルールを適用したいメッセージすべてを選択した状態で、メッセージの上にマウスカーソルを持っていき、右クリックで表示されるメニューの中から、”ルールを適用” を選択します。

または、メッセージをすべて選択した状態で、メッセージメニューから ”ルールを適用” を選択します。

 

4. 不要なメールを削除するかメールボックスの書き出し後に削除します。

【不要なメールを削除する手順】

① 削除したいメールデータが含まれる仕分けされたメールボックスを選択してください。
② 不要なメールデータを個別に選択してください。
③ ゴミ箱ボタンを押してください。

 

※ メールボックス内から削除したメールデータは、ゴミ箱へ移動するだけになるので、不要なメールデータを完全に削除するにはゴミ箱の中のメールデータも削除をするようにしてください。

 

【不要なメールをメールボックスの書き出し後に削除する手順】

この手順は、Apple メールは快適に使用したいけれど過去のメールデータはいつでも確認できるようにしておきたいという方におすすめです。

① メールデータを書き出したいメールボックスを選択してください。
② 選択したメールボックスの上でマウスの右クリックをして表示されるポップアップメニューから ”メールボックスを書き出す...” を選択してください。

任意の保存場所を選択して ”選択” ボタンを押します。

こうして書き出されたメールボックスのデータには、メール本文のデータ、添付ファイルのデータなどが含まれます。

 

※ メールボックスの書き出しを行った後で、Apple メールの中の不要なメールデータは前出の【不要なメールを削除する手順】で削除してください。

※ 書き出したメールボックスのデータは、Mac の起動ディスクに保存しておくとデータ領域を消費してしまうので、外付けハードディスクやクラウドストレージに保存しておくと良いでしょう。

Too では「box」「Dropbox」といったクラウドストレージも取り扱っておりますので、ご興味のある方はぜひお気軽にお問い合わせください。

クラウドコンテンツマネジメント「Box」

グループワーク向け「Dropbox Business」

 

書き出されたメールボックスのデータはいつでも、Apple メールに読み込むことができます。

【書き出したメールボックスを読み込む手順】

ファイルメニュー>メールボックスを読み込む... を選択します。

メールボックスの種類を選択して、”続ける” ボタン押します。

※今回のケースでは、拡張子が .mbox なので、”Apple Mail” でも "mbox フォーマットファイル" でも、どちらでも OK です。

① 書き出したメールボックスのデータを指定します。

② ”選択” ボタンを押します。

読み込みが完了しているメールボックスは、メールボックスリストの ”読み込み” という名前のフォルダに表示されます。

”完了” ボタンを押してください。

メールボックスが読み込まれました。

※ 読み込んだメールボックスを削除したい場合には、削除したいメールボックスを選択した状態でマウスカーソルをメールボックスの上に持っていき、右クリックで表示されるメニューの中から、”メールボックスを削除...” を選択します。

またはメールボックスを選択した状態で、メールボックスメニューから "メールボックスを削除..." を選択します。

以上のメールデータの整理手順を繰り返し、快適にメールを利用するための容量にメールデータが近づいたか確認してみます。

メールデータの容量が快適に使用できるメールデータの上限目標の "約10GB" になりました。


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