日々の業務の中には目的を達成するために、プロジェクトが組まれ、そのメンバーになっている方も多いでしょう。
そのような中、クラウドストレージなどをはじめとするクラウドの普及が進み、みなさん日常的に活用、業務効率化を実践されていると思います。しかし、プロジェクト管理ツールも利用しているものの、それでもなんだか仕事がしづらいなと感じたことはありませんか？特にプロジェクトのリーダー、その上司など、思ったように事が進まずモヤモヤしていたり、それが原因でプレッシャーにさらされていたりするケースも多いかと思います。
そこで、この記事ではリーダーや管理者の方々が感じている、プロジェクト進行における日々のモヤモヤを解消するためのヒントとその解決方法となるワークマネジメントを紹介します。
プロジェクト遂行の課題とは？
まずはプロジェクトを遂行する上で、具体的な日々のモヤモヤの一部=課題を挙げてみましょう。
決められたことが決められた通りに進んでいることが管理（把握）できない
誰に任されていて、進捗状況はどうなっているかがわからない。それを誰に聞けば良いかも明確でない。
複数のチームが関わるプロジェクトの場合、やりとりが複雑になり訳がわからなくなる
必要な情報がどこにあるかわからない。探し出せない。情報ソースが誰だか忘れてしまう。
プロジェクトが経営層の意志とマッチして動いているか把握できない
指示したような方向に向かっているか確認する術がない。また方向性を修正したいが、どこから手をつけて良いかわからない。
プロジェクトマネジメントにおける課題の原因
主な課題の原因を一言でいうと「情報のやり取りの複雑化や量の増大」というになるでしょう。
便利さと引き換えに情報の洪水が引き起こされた
通常、ある程度の規模以上の業務はプロジェクトとして遂行されることが多いでしょう。しかし、規模が大きいと関わる人も多くなり、プロジェクトをまとめるプロジェクトリーダーの負荷はとても高いものになっています。さまざまな擦り合わせや細かな進捗管理が求められます。
そういったプロジェクトを組むような業務の遂行に関する課題を解決する手段の一つが、プロジェクト管理ツールの導入です。しかし、それでも満足な結果を得られず利活用が進まないというケースもあるようです。
さまざまなクラウドの活用で便利になった分、関わる人も増え、かえって情報の取り扱い自体が煩雑化しているケースも増えています。コミュニケーションが増えた効果の裏側で、取り扱う情報量に人間が追いついていけていないのが現状です。
スムーズな業務遂行を妨げとなる課題を解決するポイント
「仕事の調整」をいかに減らすか
仕事にはさまざまな作業がありますが、重要なのは生産性につながる業務にいかに取り組めるかでしょう。
例えば企画を立てる、課題解決のためのアイディアを発想する、顧客と密なコミュニケーションをとる・・・などがそれにあたります。
しかし、通常はそればかりに集中してもいられません。プロジェクトに必要な資料探しや人材アテンド。スケジュールの調整や社内事情からくる意識の擦り合わせなど、煩雑な業務も少なくありません。
※Asana資料より
組織は「仕事」以上に「仕事の調整」に多くの時間を割いてしまっているのです。
この「仕事の調整」をいかに減らすかがスムーズなプロジェクト進行を実現するためのポイントのひとつです。
組織全体を俯瞰するにはプロジェクトマネジメントでは限界？
プロジェクトの定義について確認
プロジェクトとは、特定の目標を達成するために計画され、組織化された一連の活動のことを指します。プロジェクトは、一時的な取り組みであり、明確な始まりと終わりがあります。
例えば、業務の基幹システムをリプレイするためのプロジェクト。この場合はリプレイスができた時点で、プロジェクトは終了となります。
このリプレイスの目標と範囲を定義したり、目標達成に必要なタスクやマイルストーンの設定、スケジュールの管理、人材のアテンドなどを総括したりすることがプロジェクトマネジメントです。
しかし、冒頭に挙げた課題はプロジェクト管理ツールでは完全には解決できないケースもあります。一般的にプロジェクト管理ツールはプロジェクト単位の業務を効率化するためのものです。
例に挙げた業務の基幹システムのリプレイスプロジェクトですが、これはもともと業務を効率化して、顧客サービスをより高品質にし、最終的に「売り上げの増加やエンゲージメントの向上させる」などの目的が存在するはずです。
この目的達成のため、業務の基幹システムのリプレイスの他、サポートサービスの品質向上やオンラインショップのUX向上などさまざまなプロジェクトが並列して走る場合もあるでしょう。
こういった場合にはプロジェクト管理ツールでは役者不足になる場合があります。
プロジェクトマネジメントの課題を解決するワークマネジメント
そこで登場したのがプロジェクト管理のさらに上の概念である、「ワークマネジメント」です。
ワークマネジメントは、さまざまな業務やプロジェクトを効率的に計画、組織、実行、監視、評価するためのシステマチックな手法です。関わるスタッフ全員が必要とする情報をスムーズに手に入れられるようにし、チームが目標をすばやく達成するために必要な透明性を提供します。
これにより、組織のレベルに関わらずリソースを最適化できます。また期限の遵守、品質の向上、生産性の向上を目指して、チームや組織の成果を最大化できます。
つまり、ワークマネジメントはプロジェクト、計画、プロセスを含む幅広いシステムであり、仕事を効率的に完了させるための方法です。
このワークマネジメントを具体的に実践するための「ワークマネジメントツール」も登場してきています。次の章ではワークマネジメントツールの導入メリットをご紹介しましょう。
ワークマネジメントツール導入のメリット
ワークマネジメントツールの導入には以下のようなメリットがあります。
- プロジェクト全体の進捗状況をリアルタイムで把握できる。
- タスクの担当者や状態、コメントやファイルの共有など、チーム内でのコミュニケーションが円滑にできる。
- チーム全体の協力や調整が容易になり、プロジェクトの進行や成果物の品質を向上できる。
導入のメリットは管理面だけではなく、組織全体におよびます。
スタッフ視点でのメリット
- ホウレンソウの徹底/強化 仕事の進め方の標準化できる
- 個人の作業の優先度把握 成功事例/知見の共有と引継ぎ 効率的なタスク管理できる。
- 自身のやるべきことと納期を抜け漏れなく把握できる。
- 各タスク内でコミュニケーションを完結させ、仕事を分散させずに集中して進める。
管理職視点でのメリット
- チームの状況の把握と報告できる。
- 適切に業務配分できる。
- プロジェクト期日を遵守できる。
- プロジェクト状況を俯瞰的に把握できる。
- 各社員の負荷状況やパフォーマンスを可視化し、迅速にフォローしつつ、働きやすい環境を実現できる。
経営視点でのメリット
- 組織目標の達成に向けた予実管理できる。
- “パーパス”や経営戦略を、全社 > 部門 > チーム へと展開し、変革を具体的な形でリードしていける。
「ワークマネジメントツール」によって実現されること
ワークマネジメントツールの導入によって以下のようなことが実現できます。
1. 業務の見える化
- 迅速な意思決定
- タイムリーな支援
- 仕事の優先度決め
- 業務負荷の調整
2. ムダな業務の排除
- 産業の削減
- 雑務／調整業務からの解放
- 仕事を早く終わらせられる
- 新しい施策へのリソース捻出
3. 業務の属人かからの脱却
- 社員どうしの連携強化
- ナレッジの集約
- 部署間の情報連携
おすすめワークマネジメントツール「Asana」の紹介
具体的なワークマネジメントツールをご紹介します。おすすめするのはワークマネジメントツール「Asana」です。
Asanaのポジション
ツールとしてのAsanaのポジションは図のようになります。Asanaだけでなく、各種クラウドとも連携できるので、取り扱うアセットなどを含めた、仕事全体を俯瞰し管理できるようになります。
Asanaで “ワークマネジメント” できる業務タイプ
業務のタイプを3つに分類し、それぞれの特性などをまとめました。Asanaはプロジェクト型業務／ オペレーション型業務／プランニング & ナレッジ共有型業務の3つの業務タイプに対応できます。
Asanaの導入メリットと機能
具体的にAsanaの導入メリットと機能を解説します。
プロジェクトを超えた全体像を一元的に把握できる：ポートフォリオ機能
Asanaならではの機能がポートフォリオです。これを使うことで、複数プロジェクトを横断して包括的な管理と進捗状況を把握できます。スタッフの負荷状況やパフォーマンスを可視化し、迅速にサポートすることで、働きやすい環境を整え、組織力を向上させることができます。
業務では複数のプロジェクトに関わることも少なくありません。優秀な方であれば関わるプロジェクトも多くなってくるでしょう。ポートフォリオを使えば、プロジェクト全体の進捗状況をリアルタイムで把握できるので、複数プロジェクトを横断し、包括的な管理・進捗の把握ができます。
各プロジェクトのステータスやマイルストーンの達成状況、プロジェクトの遅れの原因などをひと目で確認できます。
ポートフォリオに含まれるプロジェクトのタスクの進捗状況・優先度・期間・責任者をひと目で把握できます。
ポートフォリオでは、さなまざま視点からプロジェクト全体を俯瞰することができます。
リスト
プロジェクトを一覧できます。画像は広告展開のプロジェクトをまとめた場合の例です。地域ごとに異なるプロジェクトを一覧でき、それぞれの進捗状況やオーナーなどを一目で把握できます。どのチームが動いているのかも一目瞭然です。
タイムライン
プロジェクトごとにマイルストーンなどを確認できます。
ワークロード
チームの忙しさを把握できるので、仕事のバランスをすぐに再調整できます。また、仕事量をわかりやすく表示できるため、 チームで異なるプロジェクトに取り組んでいても、チームごとの仕事量を1か所で確認できます。現在から未来にかけての仕事量をタイムラインに沿って可視化できます。
ダッシュボード
プロジェクトのタスク数やメンバーの仕事量などを、グラフで一元表示できます。タスクが特定の人に偏りすぎていないかなどを把握できます。
プロジェクト：多彩なタスクの表示方法
それぞれの業務は、目的や達成内容などに応じてプロジェクト単位で管理されます。 プロジェクトは細かなタスクで構成されています。メンバーに対して必要なタスクを割り当て、さまざまな表示方法で進捗状況などを確認できます。
タスクは期限を設定することでタスクの順序を明確にでき、作業漏れ／確認漏れなどを防ぎます。さらに個々のタスクには優先順位も設定できるので、期限が同じでも今やるべきタスクが何かが明確になります。
リスト
リストではさまざまなタスクを表形式で俯瞰できます。タスクをクリックすると右に進捗状況や担当者などの詳細を表示できます。
ボード
タスクをかんばん形式で表示できます。横軸はセクションごとに分けて表示され、ドラッグ&ドロップで移動できます。
タイムライン
タスクを時系列で一覧できます。縦軸にはタスクに設定されたセクションごとに分けて表示できます。
カレンダー
タスクをカレンダー形式で表示できます。今月、今週、今日、すべきことがわかりやすく表示できます。
柔軟なタスクコミュニケーション
タスクごとにコメントやファイル添付が可能です。コメントしたいときにすぐに入力できる、快適なインターフェースが用意されています。タスクの担当者や状態、コメントやファイルの共有など、チーム内でのコミュニケーションが円滑にできます。
コメントには、資料や参考情報としての画像などをアップロード可能です。ページを移動することなく、コミュニケーションがとれます。
スケジュール管理・把握
ガントチャート機能を使用することで、プロジェクトのスケジュールや依存関係を視覚的に管理できます。「誰が、いつ、どの作業をしているのか」の把握。チーム全体の協力や調整が容易になり、プロジェクトの進行や成果物の品質を向上できます。
タスクの依存関係も一目でわかります。このタスク開始の前には、別のタスクが完了している必要がある、などが確認できます。
ワークマネジメントツールの導入で業務のさらなる効率化を
ワークマネジメントツールの導入効果がうまく伝わりましたでしょうか？
おすすめするからにはもちろんTooのスタッフも利用しています。どのような使い勝手か、実際の操作画面などお知りになりたい方は、個別相談会を実施しております。 お気軽にお申し込みください。
ワークマネジメントツール「Asana」
Asanaはタスクやプロジェクトを一元管理するためのワークマネジメントツールです。使いやすいUIでチームや個人の生産性を加速します。計画、プロセス、ステータスをメンバー全員がクラウド上でリアルタイムに把握できます。
