働き方改革・業務効率化


最近、ビジネス関連のWebサイトや書籍などで見かけることが多くなった「デジタルトランスフォーメーション(DX:Digital Transformation)」という言葉。なんとなく企業のIT化に関するワードであることはわかっても、その定義や必要とされる理由まで正確に理解できているでしょうか。デジタルトランスフォーメーションとは何か、その定義や取り組みのポイントをまとめました。

経済産業省が定義するデジタルトランスフォーメーション

デジタルトランスフォーメーションとは「ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」という概念で、スウェーデンのエリック・ストルターマン教授により、2004年に提唱されました。
近年はIT技術の発展がめざましく、話しかけるだけで家庭内のコンシェルジュのような役割を担ってくれるツールや、IoT技術を搭載した家電製品など、ITがさまざまな形で私たちの生活の中に浸透しています。こうしたITツールを日常的に使いこなし、その恩恵を感じている人も多いのではないでしょうか。

デジタルトランスフォーメーションは、もともとこのように私たちの社会生活全般に関わる概念でしたが、日本に入ってきてからは主にビジネス用語として使用されるようになりました。その定義はさまざまな企業や団体により独自に解釈されていることもあり必ずしも一義的ではありませんが、一般的には「テクノロジーの活用により、企業が事業の業績や対象範囲を根底から変化させる」という意味合いで用いられています。
また、2018年12月に経済産業省が発表した「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン(DX推進ガイドライン)Ver.1.0 」では以下のように定義されており、これを標準的な解釈とみなす向きもあります。

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」

つまり、デジタルトランスフォーメーションとは、IT技術の活用によりビジネスモデルを変革することであり、それにより企業競争の優位性を確立することを目的とした取り組みといえます。「トランスフォーメーション(Transformation)」とは直訳すると「変換」を意味する言葉ですが、それよりはもっと抜本的な変化を生み出す「変革」を意味すると考えると、イメージしやすいかもしれません。

DXはただの「デジタル化」ではない?

デジタルトランスフォーメーションに取り組むうえでは、似たような意味を持つ「デジタイゼーション(Digitization)」「デジタライゼーション(Digitalization)」との違いを理解しておくことが重要です。いずれも日本語に訳すと「デジタル化」を意味するため、同じものを指す言葉と認識されがちですが、それぞれ以下のような違いがあります。

デジタイゼーション:

効率化やコスト削減を目的として業務プロセスの一部にデジタル技術を導入すること
例:これまでFaxで送られてきた注文書をPCに手入力していたのを、複合機で受信したFaxを直接PDF化し担当者に通知を送れるようにする。

デジタライゼーション:

業務プロセス全体にデジタル技術を導入し、新たな利益や価値を生み出す機会を創出すること
例:顧客も利用できる発注システムを導入。発注のトレンドなどのデータを第三者に提供し、その企業のサービスに活用できるようにする。

これらはいずれも、業務プロセスの一部もしくは全体をデジタル化することですが、前者は今までの作業のデジタル化、後者はデジタルで新たな価値を創造しビジネスモデルそのものを変更させるという点で異なります。

具体的に洋服の販売を例にとると、バーチャルな試着システムやアプリを活用したコミュニケーションツールなどの導入により、「実物を手にとって見なくても買い物の失敗がない、という新たな購買体験」を顧客に提供できるようになります。このような、顧客の購買行動を変えていくなどの取り組みが、デジタルトランスフォーメーションの事例ということができるでしょう。企業のデジタル化により、社会全体に影響をおよぼし当該企業の優位性や競争力を確立していくのが、デジタルトランスフォーメーションという取り組みです。

デジタルトランスフォーメーションの具体事例

デジタルトランスフォーメーションとは、実際にはどのような状態が実現することをいうのでしょうか。もう少し具体的な事例として、デジタルトランスフォーメーションを推進する経済産業省の取り組みを紹介しましょう。

お役所手続きを「圧倒的に簡単・便利に」を実現

行政手続きは、国内全体で年間数億件にものぼるといわれています。これらの作業の効率化を目的とした電子化はこれまでにも進められていましたが、多くの場合は書面をPC画面に変えただけで、情報の整理や入力、確認にかかる手間はあまり変わっていないという実情がありました。こうした課題に対し、経済産業省がデジタルトランスフォーメーションの取り組みの一環として位置づけているのが、デジタルによる「オペレーションの最適化」です。
一例として、一度入力した情報を異なる手続きでも使用できる「ワンスオンリー」や、関連する手続きを一括で済ませることのできる「ワンストップ」などがあげられます。民間のサービスとも連携することで、行政手続きのための書類作成の手間を軽減し、申請時の記載漏れやミスもシステム上で発見できるなど、窓口での手続きにかかっていた手間や時間を圧縮し、行政サービスを利用する企業や国民にとっても、またそれを処理する職員にとっても負担を大きく軽減する取り組みが続けられています。

デジタルでデザインされた「IT導入補助金」

「IT導入補助金」は、中小企業の生産性向上を後押しする目的で始められた、IITツールの導入にかかる費用の一部を支給する制度です。初回の2017年度の申請数は約14,000件、さらに翌年には約100,000件もの申請を集めました。これだけの数の申請を紙の書類で受け付けると、その処理作業は膨大なものになります。
こうした手間を省くため、経済産業省はまず紙書類の廃止に取り組みました。補助金の申請はWebサイト上で各事業者がアカウントを作成した上で、マイページからおこなえるように変更。これにより、郵送はもちろん捺印も不要になっています。

さらに申請する人が記載に戸惑わないよう、設問数を最低限に絞り選択式の設問をベースにすることで、手間をできる限り削減しています。行政書類にありがちな同じ内容を複数の書類へ転記する部分には、一度記載した内容を自動入力できるようにするなど、申請者、窓口双方の負担を減らすよう工夫しており、これまであった「面倒くさい」「時間がかかる」という行政手続きのイメージを払拭する取り組みがつづけられています。

DXは企業トップのコミットが成功のカギに

デジタルトランスフォーメーションは、ただ業務プロセスをデジタル化するのではなく、それにより社会全体に影響をおよぼし、企業の優位性や競争力を確立していくための取り組みです。そのため、経営レベルから取り組むべきタスクといえます。デジタルトランスフォーメーションを推進するための経営のあり方、仕組みについて、経済産業省のDX推進ガイドラインでは以下のように紹介されています。

  1. 経営戦略・ビジョンの提示
  2. 経営トップのコミットメント
  3. DX推進のための体制整備
  4. 投資等の意思決定のあり方
  5. DXにより実現すべきもの:スピーディーな変化への対応力

業務プロセスのデジタル化は、多くの場合、仕事効率の向上やコスト削減などのメリットをもたらします。ただ、それだけでは本来デジタルトランスフォーメーションが目的とする企業の優位性や競争力を確立していくことにはつながりません。こうした目的を達成するには、デジタル化によりどのように業務を変革するか、また社会に影響を与えていくかという戦略的な視点が必要です。
繰り返しになりますが、デジタルトランスフォーメーションはただのデジタル化ではありません。取り組む上では、ビジネスそのもののやり方や組織の仕組み、企業の文化や風土を変革するという強い意志を経営トップが表明し、明確なビジョンを持って推進してくことが大切なのです。

デジタル庁の創設により、社会全体のデジタルトランスフォーメーションが進む

2020年9月、政府は行政のデジタル化をけん引する「デジタル庁」を新たに創設することを発表しました。これにより、デジタル化の流れは企業だけでなく社会全体におよび、これまで以上に加速することが予想されます。今後の競争の中で生き残っていくためには、ただデジタル技術を取り入れるだけでなく、それを前提としてどのような価値を生み出すかを考えなければいけない、そんな時代がきているのかもしれません。


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