ファイル転送サービスでファイルを受け取りたくない!

メールでは添付できない大容量ファイルを受け取るシーンが増えてきています。その際、どのような形で受け取られることが多いでしょうか?おそらく一番多いのはファイル転送サービスで送られてくるケースかと思われます。
その場合の手順は、ダウンロード→解凍→確認となります。また、社内規定でファイルの保管場所がクラウドストレージに設定されている場合、それから再度アップロードする必要があり、さらにひと手間かかります。
内容に関して何回もやり取りをするような場合は、同じようなファイルが増えていき、最新ファイルの確認にも時間がかかります。その場合は、ファイルのバージョンを取り違え先祖返りが起こってしまう、というリスクが伴います。

クラウドファイルサービスのファイルリクエスト機能を活用しよう

実は、クラウドストレージサービスには、ファイルを相手からアップロードしてもらえる機能があります。相手にアップロードしてもらいたいフォルダを指定して、アップロード専用のURLを発行します。
相手にはアップロードだけができる画面が表示され、そちらにファイルはもちろんフォルダごとアップロードしてもらえます。つまり、受け取ったファイルを自社が利用しているクラウドストレージへアップロードし直すという手間を削減できます。内容の確認もWebブラウザー内で完結できます。アップロードする相手は、クラウドストレージサービスのアカウントが無くても利用可能です。

クラウドストレージサービスのファイルリクエストのやり方

ビジネスシーンでもよく利用されている、代表的なクラウドストレージサービスのファイルリクエストのやり方をご紹介します。

Box



相手側にアップロードしてほしいフォルダにカーソルを合わせると、「•••」が表示されるので、それをクリックして「ファイルリクエスト」を選択してください。

下のような画面が表示されます。



こちらの上の「ファイルリクエストリンク」をコピーして相手に送るだけで、相手側はアップロード可能です。「アップロード埋め込みウィジェット」を利用するとWebページなどに埋め込むこともできます。また、「オプションのカスタマイズ」では、相手側の画面に表示するタイトルや指示を指定できます。さらに「プレビュー」のボタンを押せば、相手側に表示される画面をプレビューできます。


プレビュー画面


指定したフォルダに相手側がファイルをアップロードできます。

Dropbox

左側のメニューに「ファイルリクエスト」という項目があります。これはファイルのページが表示されている時に表示されるメニューです。ホームが表示されている時には表示されませんので、その際はファイルのページに移動してください。



「ファイルリクエスト」を選ぶと、別のページに移ります。



右側にある「ファイルをリクエスト」のボタンを押すと下のような画面が出ます。
「どのようなファイルをリクエストしますか?」という項目がフォルダ名となります。「Dropbox内でのファイル保存先」でアップロード先のフォルダを選択します。
また、Dropboxでは締切日を指定することもできます。



相手側には次のように表示されます。



学校での活用例

実際にどのようなシーンでよく利用されているのでしょうか?

課題レポートの収集

講義などの課題レポートの収集(提出)に利用されています。これまでは、学校に生徒がレポートなどをメール添付で送っていました。それを事務担当の方がそれぞれ講義ごとのフォルダに分けて管理し、提出期限になってからデータをまとめて教授に送るという複雑な作業をおこなっていました。
事務の方には仕分けやまとめの作業が大きな負担になり、教授は、まとめてからでないと受け取れないので、確認する時間に制約が生じていました。
クラウドストレージサービスのファイルリクエストの機能を利用することで、生徒は教授が閲覧できるフォルダに直接アップロードできるようになり、事務の方はこれまでの作業がなくなりました。するとそれにかかっていた時間を他の業務にあてることができ、大きく生産性が向上しました。
教授はフォルダにアップロードされた時点ですぐに確認ができるので、空いている時間に効率的に確認作業ができるようになりました。

見積の収集

購買の方はこれまで複数業者に見積を依頼し、取りまとめをされていました。見積が収集されてから社内の共有フォルダにデータを移し、担当部門含めて打ち合わせの上、導入業者の選定をしていました。
これも同様にクラウドストレージにすることで、見積の収集が非常に効率的におこなえるようになったということです。

クラウドストレージサービスには、データの置き場としてだけ利用するにはもったいない活用法がまだまだあるのではないでしょうか。クラウドストレージサービスの便利な機能を、ぜひご活用ください!


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