Brushup導入事例 株式会社地域新聞社 様

制作進行管理を一元化しテレワークを実現。紙に書き込む感覚で校正できることも重要。
業務の見える化で制作部全員のテレワーク環境を構築

株式会社地域新聞社様は、お客様のお困りごとに寄り添いながら「人の役に立つ」を目指し、フリーペーパー「ちいき新聞」や求人情報紙「ハピネス」などを発行をしている地域密着の会社です。ペーパーレス化や業務効率化のために制作レビューツールBrushupを導入されました。導入の背景や活用方法を、制作部にて進行管理を担当される渡邊則久様と、校正校閲課で校正を担当している石渡英輔様にお話を伺いました。


お二人が並んだ写真

導入のきっかけ

石渡様(以下敬称略):
校正の業務は紙ベースでおこなっており、人海戦術でこなす流れがありました。省力化や効率化を図るためにも、デジタル技術の導入は数年前から検討していました。そこでTooさんの校正個別デモ会に参加し、業務をデジタル化できないかと相談をしたところBrushupを提案していただきました。

渡邊様(以下敬称略):
制作にあたる際にはまず、原稿をすべて紙で出力して制作担当に依頼をしていました。特に不便を感じることはなかったものの、その後コロナウイルス対策としてテレワークを導入することになり、従来のままでは原稿を回す際の意思疎通が難しいと感じていました。校正担当と一緒に制作フローを見直し、ペーパーレス化に踏み切ることになりました。


重視したのは進行管理の一元化と、紙に書き込む感覚


「ちいき新聞」と求人情報紙「ハピネス」


渡邊:
ツールを導入した結果がペーパーレス化だけにとどまってしまうと、あまり意味がありません。地域新聞社では主に、「ちいき新聞」、チラシやポスターなどの印刷物、そして求人情報紙「ハピネス」の三つの媒体を動かしていて、それぞれ異なるツールを使って進行管理をしていました。今日中に出校すべき原稿が何本あるのか、各制作メンバーが今抱えている原稿がどれくらいあるのか、三つの管理表を見ないとわからず非常に煩わしさを感じていました。制作状況を一元管理できるツールも同時に必要でした。

石渡:
まずは私がBrushupをトライアルで使用しました。使ううちにいろいろなメリットに気がついたのですが、そのうちの一つは文字を拡大できる点です。小さい文字が見えづらいという課題が以前はありましたが、画面上だと拡大縮小も自由なので非常に便利でした。また、紙に近い使用感もよかった点です。校正ではゲラ表示用にiPad Pro、原稿表示用にパソコンを使用しています。iPad Pro上のBrushupとApple Pencilで、紙と同じ感覚で文字や指示を書き込めるのが利点だと感じ、導入を決めました。



社員全員のテレワークを実現

石渡:
校正では、出勤しなくても自宅にネットワーク環境があれば業務が滞りなくできるようになりました。自宅のネットワークの調子が悪い時は、コワーキングスペースに移動して作業を続けることもできます。車での移動中、休憩時間に駐車場で校正業務をした社員もいました。隙間時間でちょっとした作業もできるようになりました。

最初に導入を検討した時はコロナウイルス流行前のことだったため、ペーパーレスは叶ってもテレワークがこんなにスムーズに可能になるとは思っていませんでした。社員が感染対策をとりながら安心して働くことができるのは、人材マネジメントの観点でも非常に助かっています。従来のワークフローは紙あっての校正でしたので、Brushupがなければテレワークは不可能でした。

仕事の見える化で業務効率化の意識も高まる



渡邊:
進行管理としては、導入後に原稿が今何本動いていて、それぞれがどのような進行状況にあるのか細かく分かるようになったのが一番のメリットです。制作メンバー同士でも、納期や仕事量をBrushup上でチェックしてくれます。今まで我々が原稿を調整する必要がありましたが、制作間でヘルプし合えるようになったため、いかに効率よく回すかという意識が高くなりました。

石渡:
校正では、原稿が上がってくると多い時は40本50本と手元にたまってしまいます。納期や作業量を考えながら優先順位を調整する作業が必要で、忙しい時期はその調整にかかりきりになる人もいました。今は、Brushupの一覧に並んでいる順にあたれば管理者が入らなくても作業できるので、非常にメリットに感じています。原稿の紛失や納期遅れの問題も解決できたのではと考えています。

ペーパーレス化で長期的な視点でのコスト削減に

石渡:
制作フローがデジタルに移行したため、制作部内だけで月に20,000枚ほど紙を出力していたものがほぼゼロになりました。コスト削減にも大きく繋がっています。Brushup導入のために購入したパソコンやiPad Proなどの初期投資は必要でしたが、年間の出力にはかなりの金額がかかっていたので、長期的な視点で見ればすぐに回収できてしまいます。

渡邊:
また、発行が終わった原稿は半年ほど社内に保管する必要があります。週刊発行の「ちいき新聞」の原稿などは発行号ごとにどんどん増えていくので、物理的な保管場所の確保にも困っていました。しかし原稿がデジタル化されたことによって、スペースの問題や印刷用紙の大量のストックも必要なくなりました。

早いレスポンスと信頼性の高さからTooからの導入を決定

渡邊:
十何年も前から、Tooさんからは様々な提案や情報をいただいていました。今回のBrushup検討時にも質問事項に丁寧に連絡をいただいたりと、正確な返答が印象深いです。導入後も分からないことを問い合わせしたらすぐ回答をいただいていますし、対応の速さが非常にありがたいです。

石渡:
漠然と相談しただけでも、「こういうものはどうでしょう」といろいろな角度で提案していただいたので安心できました。Tooさんのことはアナログ画材を中心に扱っていたいづみや時代から知っていますので、その歴史の長さも信頼できた要素の一つです。


株式会社地域新聞社

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Brushup

Brushupはデザイン、動画、チラシ/パンフレットなどのチェックとフィードバックの生産性を上げるレビューツールです。テレワーク時のオンライン校正にも対応します。プロジェクト管理や進捗管理/進行管理などの効率化に貢献し、組織の働き方改革をサポートします。


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