光麗法律事務所様では、所外からのセキュアな情報アクセスや遠隔地での会議に、ネットワークセキュリティUTM「FortiGate」と、ビデオ会議システム「Zoom」を導入されました。アナログでのやり取りが多い業界で、ITツールを導入されたきっかけやその効果を、村松謙一氏と村松遼氏に伺いました。
ITの力で作業時間の効率化へ
私どもの事務所は、事業再生の案件を多く取り扱っていることから頻繁に地方出張の機会があります。業務効率化のためにも、所内の情報に外部からセキュアにアクセスできる環境を求めていました。加えて、コロナ禍でのリモートワーク環境への対応や、家庭ができたり子供ができたりする社員も増える中で、場所にこだわらない働き方を取り入れる必要がありました。
刻々と変化する事態にスピーディーに対応できるようになった
北は北海道から南は沖縄と、さまざまな地域のお客様から案件をいただいているため、移動が非常に多くあります。従来は、事前準備のために紙の資料を大量に持ち運び前日に現地に入り、業務後に事務所に戻ってから作業をしていました。
今回、FortiGateを導入したことで、外部から所内ネットワークへの攻撃を防ぎ、また内部からの情報漏洩の心配もなくなりました。これにより、所内のサーバーに置かれた資料にどこからでも安全にアクセスできるようになりました。
移動時間を作業にあてられるようになったので、業務の効率化に加えペーパーレス化にも繋がっています。1台でファイアウォール、アンチウイルス、VPNなど複数のセキュリティ機能が統合されているのも便利な点です。
特に事業再生案件は事案の流動性が高く、事態は時々刻々と変化していきます。そのため、瞬時にバックアップでき、対応できる環境があるというのは、作業のバリエーションを増やすことにつながります。今回の導入で安全なネットワークで情報の出し入れが可能になり、自分自身が移動式の事務所として動けるようになりました。弁護士に非常に向いているツールだと思います。
民事訴訟のIT化にも対応
UTM導入にあたり他社製品も検討しましたが、FortiGateにした決め手はセキュリティがしっかりしていて費用対効果が高い点です。我々が扱っている情報は秘匿性が高く、扱っていること自体が知られてはいけない情報もあります。また、今後民事訴訟のIT化が進んでいきます。セキュリティを守りつつ変化に対応する姿勢がより求められてくるため、常に一歩進んだ対策を取ることが重要です。
Zoomの活用で、遠隔地にいても表情が判断材料に
新型コロナウイルスの影響で訪問できない案件が増えているため、会議には積極的にビデオ会議システムのZoomを活用しています。電話で要件が伝わらないこともないのですが、顔を合わせて話し合うことで信頼関係が生まれます。士業の世界では、お客様は皆様何かしら不安を抱えていらっしゃいます。声のトーンももちろん大切ですが、それ以上に表情から読み取ることができる情報がとても重要です。そういった点を考えれば、電話とのやりとりとビデオ会議システムでのやりとりは、情報収集の面で精度がまったく異なります。最初の曇った表情から徐々に晴れた顔になっていく様子を、画面を通して見ることができるのも嬉しい部分です。お客様に笑顔になってもらうのが士業の使命ですので、表情はこの業界で共通の判断材料だと思います。
Zoomはとてもわかりやすく、シンプルで使い勝手がいいです。特に画面共有機能を頻繁に使っています。説明に合わせてリアルタイムで資料を提示、指示することでお客様の理解を深めることができます。他社製品と比較しましたが、ビデオ会議システムの中でも普及率が高い点が導入のポイントでした。初めて操作する方でも、すぐに扱えるようになります。バージョンアップされてセキュリティ面も強化されたため、その点での不安もありません。一つの会議が長時間に及ぶこともありますが、映像の乱れもなく安定して使用できています。
弁護士業界へも明るいTooからの導入を決定
我々はどうしてもITツールに苦手意識があったので、漠然とした問題意識を具体的に言語化してくれた点がありがたかったです。他の法律事務所様が、TooさんからIT ツールを導入している実績があったというのも安心感がありました。Tooさんはクリエイティブ業界に特化した会社ですが、セキュリティの高い組織を多く顧客に持っていることもあり、弁護士業界へのサポート体制もまったく問題ないものと考えています。今のところ事務所でネットワーク関連のトラブルはありませんが、今後、万が一の時も安心して対応していただけることを期待しています。
業務のIT化について同業者の方へのメッセージ
小規模の弁護士事務所では、システム管理が一人で何役も担っているところが多数を占めています。また、一人の弁護士が多くの案件、事務を抱えており、外出が続くことも多いものと思います。こういった事務所こそ、業務のIT化はオンライン会議システムの導入やネットワーク環境の整備など、何から始めたらよいかの相談を含め、身近なところから始めるのをおすすめします。
法曹業界もようやくIT化が進み、ネットワークの整備や高いセキュリティが今まで以上に要求されてくることは間違いありません。特にセキュリティ対策はいたちごっこといわれるように、言い出したらきりがありません。早くツールを導入して慣れていくことが大切であると考えます。また、コロナ禍が収まったとしてもテレワークは今後も活用されていくと思います。交通の便が良くないところでの打ち合わせは思い切ってビデオ会議を提案するなど、積極的なツールの活用が業務の効率化に繋がります。
「こうすればゼッタイ倒産しない会社になる」「倒産阻止」「いのちの再建弁護士」
「本物の再建弁護士の道を求めて」等著書多数
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