保険商品の約款などの重要文書の表記ミスを無くす方法とは?


保険を販売する上で欠かせないのが「約款」や「パンフレット」です。その表記には通常のチラシやパンフレット以上に正確性が求められます。お客様との契約に関わる文章ですので、表記ミスがあると大きな損害となる場合もあります。制作に関わる担当者の方はとても神経を使われているのではないでしょうか?
そのような方におすすめなのがデジタル校正ツールです。この記事では保険商品ならではの課題や見落としが発生するポイントを確認しながら、課題を解決できる最適なツールをご紹介します。また、住友生命保険相互会社様など実際の保険会社様への導入事例(インタビュー)もご紹介していますので、ぜひご一読ください。

保険商品に関する制作物の特徴と校正に関連する課題

保険商品の制作物の特徴

保険業の方々が抱える制作物の校正の課題とは具体的にどのようなものでしょうか?あらかじめ確認してみましょう。
まず、保険商品の制作物には以下のような特徴があります。

  • 文字情報が多く、文字が小さい
  • ページ数が多い
  • 改訂が多い
  • 内容はほぼ同じだがレイアウトパターンが複数ある
  • 変更箇所を明記したエビデンス作成を求められる etc.

そして、それが原因で以下のような課題が発生します。

データ形式が異なるので目視による確認が必要

保険商品の制作物に限ったことではありませんが、制作フローにはWord、Excel、PowerPointなどで作成された原稿を、レイアウトに流し込む作業が発生します。見た目や体裁が異なるものを目視で確認するのは、表記ミスを見落としやすく、とても負担の大きい作業です。その上、 大量のテキスト原稿の場合は、正確にレイアウトに反映されているかを確認するのは大変です。
校正は、いったんプリントするなどして時間をかけた読み合わせが必要です。ページが多い場合はさらに見落としが発生するリスクが高まるでしょう。

改訂が多いので、校正業務に時間や労力、精神的負荷がかかり過ぎている

保険の新商品発売にともなう資料の新規作成や、頻繁におこなわれる約款の改定があると都度校正業務が必要になります。すると校正業務に取られる時間が多くなり、他の生産性の高い業務に支障が出る場合もあります。また「ミスがあってはならない」というプレッシャーはできれば無くしたいものです。

内容はほぼ同じだがレイアウトパターンが複数ある

保険商品によってはバリエーション違いなどにより、一部のみが違う資料やパンフレットなどほとんど内容が同じものがあります。しかしほとんど内容が同じといっても、校正に気は抜けません。制作時の細かな作業中に文字を削除してしまったたり、画像を触って比率が変わってしまったりするなど、修正指示箇所以外の変更が加えられてしまうケースもあります。校正者は修正点のみに目がいってしまいがちです。

原稿を改訂作業をした後の新旧対照表を作成するのが大変

作成する資料によっては、新旧対照表が必要になる場合があります。度重なる改訂や直しを正確に管理しながら作成する必要があります。

表記ミスの発生する原因とは?

保険商品に関する資料の一般的な制作フロー

まずは一般的な制作フローを確認してみましょう。

原稿作成

Microsoft Wordなどのアプリケーションで文字ベースの原稿を作成します。表現の調整や表記の統一などをつめていきます。校了したら必要に応じて原稿の新旧対照表を作成します。

原稿をレイアウトに反映

校了した原稿を実際のレイアウトに流し込んでいきます。一般的にコピー&ペーストでおこなうことが多いでしょう。

レイアウトを完成

視認性などの細かな調整をおこないます。テキストのほか見た目や図版の差し替えなど、何度も【チェック→直し】の作業が繰り返されるでしょう。

印刷へ

レイアウトが校了したらあとは印刷工程へと進みます。印刷工程での検査も重要ですが、この記事では割愛します。ご興味のある方は印刷検査システムのページをご覧ください。

作業ミスの種類と発生タイミング

一般的に表記ミスは以下のような「作業ミス」を見逃すことで発生します。

  1. 修正箇所を反映し忘れる
  2. 修正作業によって意図しない変更がされてしまう
  3. レイアウトに原稿が正しく反映されていない

そして制作フローにおいてミスは主に下記のタイミングで発生します。

  1. 原稿作成時に差分が発生(どこが変わったかを確認)
  2. 原稿のレイアウト反映時に差分が発生(原稿と同じかどうかを確認)
  3. レイアウト制作時にレイアウトの差分が発生(修正指示箇所のみが変わったかを確認)

制作フロー図

これらのタイミングで生じた作業ミスを発見するために、Tooでは最適なデジタル校正ツールを利用することをご提案しています。

在宅勤務でも校正業務をおこないたい

これまであげた校正の課題のほかに、在宅勤務でも校正業務をおこないたいというニーズも増えてきているようです。
コロナ禍の状況でも、保険商品の開発にともなう制作物の新規制作や、内容の改訂などの作業は発生します。しかし、出社ができないため、校正業務に何らかの支障をきたしていませんでしょうか?
デジタル校正ツールを活用すれば在宅勤務でも校正業務が可能です。校正紙を回し読む必要がないので、時間の短縮にもつながります。

どのようなツールが必要?

では、実際にどのようなツールを利用したら保険会社様の校正課題が解決できるのでしょうか?
ここでは制作ポイントごとに3つのツールをご紹介します。

原稿の改訂管理

新旧文書

Word/Excel/PowerPointで作成された重要文書の、あらゆる改訂作業の効率化と品質の向上を実現できます。新旧対照表を自動生成できることによる、作業の効率化/ミスの減少/コストダウン等の利便性が、重要文書の正規性の確保など厳しい条件の求められる、製薬業のお客様からもご支持をいただいております。

原稿の差分検出/レイアウトと原稿との差分検出

Collate Pro


● 異なるデータ形式の差分をチェック
● テレワーク対応
● 一括処理可能

保険設計書や契約書など、グラフィックよりも文字が主体の書類の校正に向いているツールです。重要文書に対して、文字の表記の「違いを見つけたい」あるいは「同じであることを確認したい」というニーズに対応できます。原稿の差分チェックはもちろん、原稿とレイアウトの差分チェックにも利用できます。
ウェブベースのソフトウェアなので、リモートワークにも対応できます。

レイアウト校正時(2校以降)

Proof Checker PRO

デザインやレイアウトがしっかり組まれたパンフレットの校正に最適なツールです。「どの文字がどう変わったか?」「オブジェクトがどちらに何ミリ移動したか?」等、文字はもちろん、画像なども正確なデータ照合が可能です。

他の会社はどうしている?

導入事例をご紹介

Tooのお客様には保険会社の方も多数いらっしゃいます。課題をヒアリングさせていただき解決にいたった実例も多数ございます。そういったお客様にご協力いただき、弊社ウェブサイトで導入事例として情報を共有させていただいております。
導入する前の課題や導入後の効果など、貴重なお話をうかがえましたので、ぜひご一読ください。

住友生命保険相互会社様(Collate Pro)



住友生命保険相互会社様の代理店事業管理部代理店業務サポート室では、保障内容や保険料が記されている保険設計書の文字校正に、ドキュメント差分検出ソフトウェア「Collate Pro」を導入されました。「画像ベースの比較ツールでは限界を感じていた」と語る川上様、平野様、村瀬様に導入された経緯や効果についてお話をうかがいました。

住友生命保険相互会社様の導入事例を見る(Collate Pro)

メディケア生命保険株式会社様(Proof Checker PRO)



メディケア生命保険株式会社様は、お客様の視点に立った保険商品の提供を目指し、わかりやすさと選びやすさを重視した商品パンフレットや広告の制作にも力を入れています。その保険商品の広告などの校正作業にProof Checker PROが活用されています。導入のきっかけやその利用方法について、営業企画部副長の半羽佳夫様にお話をうかがいました。

メディケア生命保険株式会社様の導入事例を見る(Proof Checker PRO)

実際に校正ツールを試してみたいと思ったら?

ご希望のお客様にはデモンストレーションをいたします(オンラインOK)

実際のデータで試すことも可能です。この記事では保険会社様へお勧めのツールをご紹介しましたが、お客様の課題をヒアリングさせていただくと、他のツールが最適な場合もございます。
定期的な個別デモを開催しておりますので、校正の課題をお持ちでしたらぜひお申し込みください。日程が合わない方はお問い合わせフォームからご連絡いただければ柔軟に対応させていただきます。