失敗しないオンライン校正ツールの選び方とは?


コロナ禍でテレワークが普及するとともに、ワークスタイルが変化してきました。制作物の校正業務もデジタル化の波がやってきており、さまざまなオンライン校正ツールが活用されはじめています。
この記事では、どのように自社にあったツールを選べばよいか、Tooの校正ツールのプロが、これまでお客様にご提案してきた多くのノウハウをもとにご紹介します。

オンライン校正とは?

オンライン校正は、制作工程全体の業務改善を目的としたツールを利用し、場所やモノに縛られずに、データの受け渡し、レビュー、承認、進捗確認といった校正業務をおこなうことを言います。 利用するツールは日々進化しており、画面上での差分チェック(比較照合)といった機能はもちろん、最近では紙媒体以外のWebページや動画の校正にも対応できるようになりました。

どんな課題を解決できるのか?

通常、校正(制作物の確認)を依頼する際は、原稿や制作物をメールやファイル転送サービスで校正者へ送付し、校正担当者はファイルを出力した紙に修正指示(赤入れ)を記入したり、PDFに注釈を入れて返信するといった業務のやり方が一般的かと思います。

このやり方は、確認担当者が少数で制作物自体も少ない場合は問題ありませんが、そうでない場合は作業の把握が困難になり、以下の課題がでてきます。

1. 大人数の校正者の赤字の取りまとめ作業の負担

大人数の確認・承認が必要な場合、制作担当者は原稿の最終的なとりまとめや、赤字指示の集約作業が必要になり、時間的なコストが増加していきます。
また、メールでのやりとりは必然的に、取り扱うファイルも多くなります。すると先祖返りといったミスも起きやすくなり、指示漏れ修正漏れなどのミスを起こす可能性が高くなってきます。

2. 校正を依頼したあとの進捗状況が追えない

連絡がメールだけで済む内容なら問題ないですが、個々の進捗の確認などは、誰がどの工程まで進んでいるのか、担当者ごとに確認しないとわかりません。
担当者ごとに状況進捗をチャット等で確認することも可能ですが、都度コミュニケーションを取るのはなかなか大変なことです。

3. 出力した紙の管理や保管が大変(リモートワークで紙で出力することができない)

校正紙による校正は回覧中に紙を紛失してしまうなどの懸念があります。また、会社によっては赤入れの内容を一定期間エビデンスとして保管しなければならない規定があり、紙原稿の管理や保管のためのスペースが必要になります。
またテレワークでは、紙に出力をして作業をおこなう業務自体ができないことが多く、各担当者の勤務先ごとに校正紙を回覧するのも現実的はありません。

これらの課題を解決できるのが、オンライン校正ツールです。
オンライン校正ツールでは一つのファイルに、各担当者がリアルタイムに赤字を書き入れることができるので、赤字校正の情報をオンライン上に集約できます。さらに進捗状況を可視化できるので、誰がどの作業をどこまで進めているのかをリアルタイムに把握できます。
また、オンライン校正ツールでは、プロジェクトごとに制作物をすべてデータで管理できるため、紙原稿を保管するスペースも省けますし情報漏洩対策にも効果的です。

失敗しないオンライン校正ツールの選び方は?

A.「校正を依頼する側」と「校正する側」双方にメリットがある

校正は「校正を依頼する側」と「校正する側」にわかれますが、オンライン校正ツールを導入する際には双方にメリットがある仕組みとして機能しないと利用が促進されません。
「校正を依頼する側」としては、校正の依頼のしやすさ、大勢の赤字の取りまとめや、進捗状況の把握のしやすさ(可視性)などがあります。
「校正する側」はテレワークで作業ができることに加え、赤入れ指示のしやすさだったり、意図の伝えやすさなどがあります。 ツールを導入する際は、双方の要件を事前に確認することが重要です。

B. 社内だけでなく社外とも運用がしやすいツール

校正業務は以下のように、社内だけでなく、社外関係者とのやり取りが多くあります。 事前にツールの利用範囲を決めて、各部門担当者や協力会社へ運用方法を説明しておく必要があります。

特に、外部企業と連携してオンライン校正をする場合は、双方ともスムーズに利用ができるように、運用法をすり合わせながら検討することが必要です。ゲストアカウントに別途料金がかかるツールもあるので、運用コストの把握も重要です。



C. 導入前に実際に複数人で試用し、効果の検証ができる

オンライン校正ツールはAやBのように、制作環境や扱う人によって運用方法が変わってきます。また、活用できる関係者の範囲が広いほど、より導入効果も高くなってきます。
しかし従来のアナログでの校正作業をデジタルに置き換える際に、慣れるまでに負荷がかかったり、運用方法を変えないといけなかったりすることもあります。
導入したものの、自社の校正フローに合わなかった結果、利用が進まず結局従来のやり方に戻ってしまう。そんなことがないようにトライアルのフェーズできちんと検証し、利用イメージを事前に持っておくことがとても重要です。
社内、社外含めて複数人のチームを編成して実際の業務に近いかたちでトライアルをしていただくことをおすすめします。

どんなツールがオススメ?

現在さまざまなオンライン校正ツールがありますが、業種や利用用途に応じて適切なツールを選択する必要があります。

まずはミニマルにスタートしたい

Acrobat DC(Adobe Document Cloud)

PDFベースの校正。PDFに直接注釈コメントでき、ファイルはクラウドで共有可能。メールベースでの校正フローで小規模なチーム向け。Acrobat DCを導入済みの場合、追加コストなしでオンライン校正ができます。

プロジェクトが大きく多くの部門の承認が必要

Ziflow

レビューと承認に特化したシンプルかつ高機能なツールです。大きなチーム、複雑な承認フローにも対応。ゲストアカウントは無料なので、社外も含めた校正フローの構築に最適です。

デザイン制作チーム主体で使いたい

Brushup

多様な対応メディアに加え、制作物のプロジェクト進行管理ができ、デザインプロダクションに最適です。

相談会(デモンストレーション)をご活用ください

株式会社Tooではオンライン校正ツールの導入をご検討されるお客様へ、トライアルの実施から操作レクチャー、運用ルール決めのお手伝いなど、細かくフォローさせていただいております。

また、オンライン校正ツールに限らず、さまざまなデジタル校正ツールを取り扱っております。お客様の課題を詳しくお伺いしながら最適なツールをご紹介する、校正個別相談会は毎月実施しており、好評をいただいています。ぜひ、合わせてこちらもご活用ください。


関連ウェビナー:オンライン校正に最適なデジタル校正ツール

オンライン校正に最適なデジタル校正ツールをご紹介するウェビナーです。テレワークの課題やオンライン校正に求められるものとは?などを解説後、目的に応じたオンライン校正ツールの概要をご紹介します。

内容:
Acrobat DCを使ったオンライン校正ワークフロー
デザイン制作物の赤字校正からスケジュール管理までおこなえる「Brushup」
プロジェクト管理の一環として、校正や承認をおこなえる「Wrike」

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