新型コロナウィルスの影響もあり、在宅勤務などのテレワークを推奨する流れが加速しています。テレワークをはじめると、コミュニケーションのあり方が変わってきます。テレワークでのコミュニケーションは、ビジネスチャットやビデオ会議(Webミーティング)が中心になります。すでにビデオ会議をご利用の方も増えてきているのではないでしょうか?
ところで、これまで使われていたテレビ会議が、ビデオ会議(Webミーティング)という言い方に変わってきているのはご存じでしょうか?この記事では、テレビ会議とビデオ会議の違いと、弊社が実際に検証して選んだオススメのビデオ会議システムをご紹介します。

テレビ会議とビデオ会議の違い

どちらもインターネット環境を利用して、映像・音声やデータを送りあえるサービスという点では同じです。また、出張が不要になり、移動の時間とコストの削減ができるというメリットの他に、対面してコミュニケーションが取れるので、メールやチャットよりもニュアンスが伝わりやすいという点も同じです。
では、違いはどういったところにあるのでしょうか? 簡単にいうと、テレビ会議は専用設備が必要なのに対して、ビデオ会議(Webミーティング)は不要という点が大きく異なります。つまり、手軽にはじめられるということで利用の主流となり、ビデオ会議という呼称が一般化したのが大きな理由です。

テレビ会議とビデオ会議それぞれの用途

それぞれどういった用途に向いているのでしょうか?

テレビ会議

決まった相手と決まった会議室でおこなう会議に向いています。
品質の良いカメラやスピーカー・マイク等を常時設置するのが一般的。PCの画面共有が可能です。テレビ会議は拠点間の会議室に同じ専用設備を用意して打ち合わせをおこないます。お互いのスケジュールの確認だけではなく、テレビ会議の設備がある会議室の予約スケジュールまで気にしなくてはいけません。もちろん、社外の方との打ち合わせには利用ができず、またテレワークをしていると参加できません。

Web会議・Webミーティング

場所を設定した会議に限らず、ちょっとしたミーティング、自席や共有スペースなどで1対1でも利用したいような場合に向いています。
ビデオ会議は、スマホやタブレット、ノートPCでも利用できますので、どこでもすぐにはじめられます。場所を選ばないのでテレワークでも活躍します。PCの画面共有のほか、ファイルの共有ができるものも多く、同じ画面でチャットも可能です。
従来の社内の会議・打ち合わせだけでなく、社外の方との打ち合わせや商談でビデオ会議を利用するケースも増えてくると考えられます。中にはウェビナー開催の機能があるサービスもあり、セミナーや商品・会社説明会などをおこなうこともできます。

実際に試してわかったおすすめビデオ会議サービス

新型コロナウィルス対策として、企業にテレワーク実践への対応が求められる中、専用設備なくはじめられるビデオ会議が注目されています。ビデオ会議サービスは、無料で利用できるものも多いですが、サポート面や使い勝手では注意が必要です。
ビデオ会議サービスは、SkypeやGoogleハングアウト、Zoomが有名です。ぱっと見ではどれが良いかわからないので、弊社でもお客様との打ち合わせなどの利用を想定して、さまざまなサービスを実際に試してみました。中にはお客様側のリテラシーの度合いや設備によって、開始までに時間がかかってしまうものがありました。特にビデオ会議の草分け的存在のSkypeの場合、会議相手のIDを指定してビデオ会議をおこなう形式なので、相手方のIDを把握していないと利用できません。

結果、一番シンプルかつ安定して利用できたサービスは『Zoom』です。相手方にアプリケーションのインストールはしていただく必要がありますが、ほとんどの人が迷わずに打ち合わせを開始することができました。
音声や画像も安定していて、遅れを感じることもありません。ビデオ会議での映像・音声の品質は重要です。音声が途切れたりすることがたびたびある他のサービスでは、ストレスを感じました。Zoomで音声が途切れない大きな理由としては、映像の圧縮率の高さがあげられます。圧縮率が高いので、通信量が非常に少なく、その結果音声・画像が安定します。

Zoomの機能

  • ビデオ会議(プランによっては最大1,000名まで参加可能)
  • 画面共有
  • 録画/録音(有料版なら保存先としてローカルだけでなく、クラウドストレージの選択も可能)
  • ホワイトボード機能
  • ウェビナー機能
  • バーチャル背景に変更可能
    (PCのスペックによっては利用できないものもあります:背景が緑色だと変更可能です)
  • ミーティングに対しエンド・ツー・エンドの暗号化
    通信は256ビットのTLSという方式で、端末どうしで暗号化されます。
  • メールアプリやカレンダーアプリから簡単にスケジュールの作成と参加が可能
  • 他のテレビ会議システムからも利用可能
    Zoom会議室コネクタを使えば、Polycom、Cisco、Lifesizeなど、既存のテレビ会議室システム(SIPまたはH.323)から、直接Zoomミーティングに参加できます。
  • インタラクティブなホワイトボード機能
    参加者はホワイトボードや共有コンテンツを閲覧でき、これらに共同注釈を書き込めます。

会議室に常設可能

Zoomをテレビ会議のように会議室に常設したいという要望に応えられるのがZoom Roomsです。Zoomと同様の機能が使えるうえ、会議室を一望できる画角の広いカメラを常設したり、複数人で利用可能なスピーカー・マイクを置いたりすることもできます。また、ミーティングをしていない時は、デジタルサイネージとして、画像や動画を表示することも可能です。
会議室(Zoom Rooms)に集まれた人と、それ以外の社外やテレワークの人(Zoomミーティング)と一緒に打ち合わせができるということは、業務効率化という意味で大きなメリットです。

TooではZoomを実際に活用しています

弊社は新型コロナウィルスに、在宅勤務を含むテレワークを基本とした働き方で対応しています(2020年3月現在)。そのため、社内との打ち合わせにもZoomを利用して、参加者が自宅や外出先、社内とそれぞれの場所から参加しています。このタイミングでZoomを初めて利用した者からは「リアルよりも集中できる」、「打ち合わせのために会社に戻る必要がなく、時間を有効活用できる」などの声があがってきています。
今回のような想定外の事態で、テレワークに対応された企業も多いと思います。これを機に、現状では何ができて、何ができずに不便に感じるかを洗い出してみてはいかがでしょうか?

もし課題をお持ちでしたら、弊社で無料開催しているクラウドサービス個別デモ会などが大変好評ですので、ご参加をおすすめします。実際に不便な点が何で、どういった対策を取れるか等ご相談いただけます。弊社にお越しいただくのはもちろん、実際にZoomを使ったビデオ会議形式でのご参加も可能です。
よろしかったらぜひお申し込みください。

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