株式会社MTG様は、「VITAL LIFE」を事業ビジョンに掲げ、「ReFa」や「SIXPAD」など世界中の人々の健康で美しく、生き生きとした人生を実現するためのBEAUTY、WELLNESSブランドを展開されています。
今回、製品の取扱説明書などの制作進行管理に、ワークマネジメントプラットフォーム「Asana」を導入されました。導入の経緯や効果を 、知的財産本部の山科徹様、森淳一様、山田光太様に伺いました。
新製品は年間100アイテム以上。膨大な量の取扱説明書を制作・管理
山科様（以下、敬称略）：
MTGは、美容・健康機器を中心とした事業を展開し、今年で30周年を迎えます。独自のブランド開発システムを強みに「ReFa」や「SIXPAD」など9ブランドを展開し、年間100以上の新製品を開発、日本や、アジアを中心とした海外へ販売しています。
知的財産本部では、それらに同梱する取扱説明書などを制作・管理しています。新製品の取扱説明書や法改正に伴う既存の取扱説明書のアップデートなど、日々膨大な量の制作を、各部門や制作会社と連携して進めています。
以前は、Excelに週報を書き込んでもらい、案件の進捗を把握していました。しかし、メンバーによって内容の粒度に差があったり、誰がどこまで進めているのかが見えにくく、確認に時間がかかったり、担当者が休んだ際のフォローに苦戦していました。
また、案件の進め方は個々の経験やノウハウに大きく依存しており、新しいメンバーから仕事の進め方が見えにくいという課題もありました。
森様（以下、敬称略）：
取扱説明書はお客様の安全や法規に関わるため、少しでも抜け漏れがあると重大な問題になり得ます。
山田様（以下、敬称略）：
案件の日程管理と細かなタスク管理ができ、チーム全員が情報にアクセス、編集できることを軸にツールを探したところ、TooからAsanaを紹介してもらいました。スケジュールや内容が日々変化する取扱説明書の制作に対して柔軟に対応できることや、わかりやすいUIや直感的な操作感が決め手となりました。
Asana導入で制作の進め方を標準化。取扱説明書の品質向上に繋がっている
森：
完成までに半年ほどかかる、新規の取扱説明書のプロジェクトをメインにAsanaで管理しています。常に50件前後のプロジェクトが同時に動いており、一つのプロジェクトで約60個の多様なタスクやチェック工程を進めます。開発進捗やリリース計画によって、スケジュールが度々変動しますが、Asanaで細かくタスクを登録して、実行タイミングや優先順位を柔軟に管理できています。
個々のノウハウに依存していた進め方は、Asana導入を機に整理しました。タスクの流れをテンプレートとして登録できる機能を活用し、基本的な進め方をみんなで共有できるようにしています。人による進め方のばらつきが減り、進捗を把握しやすくなりました。Excelを書き換えたり、個別に確認をする工数が減り、業務効率化につながっています。
山田：
テンプレートをもとに「ここにもう1つチェックのタスクを入れた方がいいのでは？」など改善のための会話もできるようになりました。法改正などに伴い、全体に影響する規定の変更や見るべき資料が増えた場合も、その時の状況に応じて柔軟に制作フローに内容を追加し、更新していくことができます。
タスクに資料を添付できることも便利です。詳細な手順書を添付することで作業ミスや抜け漏れを防ぎ、取扱説明書の品質向上につながっています。
森：
テンプレートの活用で新しいメンバーへの引き継ぎもしやすくなりました。お互い共通の情報をもとに会話できるようになり、目線合わせがしやすいです。他の人の仕事の進め方をAsana上で確認して学ぶこともできます。
山科：
「タスクの優先順位が見えやすくなり、案件を進めるのが楽になった」という声も聞いています。進行管理業務が効率化されたことで、これまで手が回っていなかった業務の見直しなど、より創造的な作業に時間を充てられるようになりました。Asanaを基盤にみんなでプロジェクトを管理していく雰囲気が醸成され、チーム全体のパフォーマンスの向上を実感しています。
「Asanaに任せれば大丈夫」とプロジェクト管理を一任。業務効率化とタスクの抜け漏れ防止に繋がっている
山田：
タスクを効率的に進めるために、ワークロード機能を愛用しています。先のタスク量まで把握することができ、逆算して今日のタスク量を調整することができます。また、進捗状況を確認する上で「タイムライン」や「ボード（かんばん）」などプロジェクトごとに最適なビューをカスタマイズすることができ、必要な情報をすぐにキャッチアップできることがAsanaを導入して良かったと思うポイントの一つです。
山科：
タスクの抜け漏れ防止には、リマインド機能が便利です。「Asanaに任せれば大丈夫！」という気持ちで、記憶のメモリからタスクを解放し、目の前のことに集中できるようになりました。Asanaは多様なアプリケーションと連携でき、OutlookやTeamsで受け取ったメールや通知は、タスクとしてシームレスに登録され、見逃しや対応漏れを防いでいます。
さらに、プロジェクトをまとめて管理できるポートフォリオで、全体の案件数や進捗を確認しています。以前は、手作業で集計していましたが、今はAsanaが自動で集計し、ダッシュボードに表示してくれます。完了した案件数をタイムリーに見られることは、チームの達成感に繋がったり、経営層への迅速な報告にも役立っています。
導入後の丁寧な活用サポートにも満足。AIを活用し、さらなる業務効率化を目指す
山科：
困った時にはすぐに対応いただけるTooのレスポンスの良さにいつも助けられています。アサナジャパンと一緒に活用をサポートしてもらえたこともありがたかったです。詳細な活用状況や効果のレポート、今後の活用提案までしていただき、業務改善に丁寧に伴走してもらっています。
今は、Asana AIで週報の作成を自動化できないか試しているところです。個々が手作業でまとめている週報の作成を、Asanaに入っている情報とAIを活用して効率化できるのではと考えています。
Asanaを使うことで、タスクの組み立て方に慣れて仕事がしやすくなりました。後回しになってしまっていた業務にも挑戦できる余裕が生まれました。これからも業務改善の余地を模索し、目の前のことをこなすだけでなく、未来への投資に時間を使えるような体制を目指していきたいです。
校正ツールとプロジェクト管理ツールの併用で業務を効率化
株式会社MTG様では、年間100以上の新製品を開発しており、それらに同梱する取扱説明書の校正や承認作業をZiflowで、制作全体の進行管理にAsanaをご活用されています。
※記載の内容は2025年9月現在のものです。内容は予告無く変更になる場合がございます。
