プリンター・複合機活用導入事例 株式会社スタイル・エッジ 様

私の所属するチームは、社内で使うネットワークやツール、アカウントの管理、セキュリティ対策など、社内のインフラに関わる分野を幅広く担当しています。

弊社は士業や医業に携わるお客様向けの総合的な支援をおこなっているため、私たちが社内で実践した施策は、クライアントに対してもご提案する前提で取り組んでいます。だからこそ、新しい事例や技術に積極的に触れて、先駆けて挑戦していく姿勢を大切にしています。

これまでは、社内の複合機に対して1台ずつ手動でユーザー情報を登録していました。ユーザー情報の変更がある度にCSVをアップロードして更新するのですが、最新のファイルがどれか分からなくなってしまったり、ファイルが破損していたりのトラブルが起きる中、作業を繰り返すのが大きな手間でした。また、ユーザーからはうまく認証できないといった報告が頻繁にされていました。すべての複合機の情報が一括で更新されるフローを構築し、管理部門の負担を減らしながらユーザーの利便性を上げていきたいと考えていました。

こうした課題を解決するために、ユーザー情報を自動で取得できるAzure AD連携が可能で、印刷スピードが速く、ある程度の画質を担保できる複合機を探していました。Tooさんに提案してもらったimagePRESSはこれまで使っていた複合機とは異なるメーカーでしたが、私たちの要望と性能が合致しており、まずは既存機のうち1台をimagePRESSに入れ替える形で導入することになりました。

導入して一番の効果は、漏れのない管理が実現したことで、ユーザーの利便性を高められた点に尽きます。これまで手動でおこなっていたユーザー情報の登録は、uniFLOW Onlineが40分に1回自動で更新してくれるため、最新の状態が保たれます。

これまで複合機関連の問い合わせは社内ITの問い合わせの中で圧倒的に多く、トラブル解決のために業者を呼ぶ必要があったり、対応に非常に時間がかかっていました。認証エラーなどのトラブルが減り、複合機に関する問い合わせ件数が肌感覚で1/4ほどに減りました。

imagePRESSとuniFLOW Onlineの連携後は、ユーザーのストレスと、私たち管理者側の工数の双方が減ったと思います。複合機に関わる業務が一つ手から離れた実感があるので、新たな攻めの施策に時間を割けるようになりそうです。
また、今回導入したimagePRESSのメインターゲットは労務や経理、人事などのメンバーですが、普段名刺の印刷に使っている複合機が不調だったときに、imagePRESSを代替として活用したことがあります。もしものときには画質的にも問題なく活用できるのでとても助かります。

クラウドの認証基盤活用への足がかりになった

導入時には、ファクス受信時の問題解決も決め手となりました。複合機で受信したファクスをクラウドストレージに自動で転送できるキヤノンの複合機のオプションサービス「せいとんファクス」も導入しました。以前導入していた複合機で同じことをしようとすると、固有のクラウドストレージの契約が必要でした。せいとんファクスはさまざまなクラウドストレージと連携でき、ファクス受信時の選択肢が増えたのがメリットだと感じています。

副次的な効果ですが、弊社は前々からクラウドの認証基盤を活用していきたいと思っていながらも、どこから取り組んでいいかイメージが湧いていませんでした。その中でも複合機は、社内にある機器に対してユーザー情報を連携するという、イメージが湧きやすいジャンルでした。クラウドの認証基盤導入の足がかりとして、今後の展開を考えやすくしてくれる良い事例になったと思います。

私たちが何を実現したいのか、Tooさんはヒアリングを丁寧にしてくれて、情熱をもって全力で伴走してくれました。いろいろなメーカーの複合機の特徴を把握した上で弊社に合う製品をご提案いただいたのはTooさんならではの特徴だと思います。

数年スパンの計画ですが、徐々に複合機のメーカーを揃えすべてをAzure ADと連携して、情報を一括で反映できる状態を実現したいです。また、私たちの部門には福井県・福岡県の拠点で勤務しているメンバーもいるのですが、クラウド上でユーザー情報を確認できるようになったことで、本社に置いてある複合機に関する業務も依頼しやすくなりました。引き続きフローを整えて、地域オフィスのメンバーをさらに業務に巻き込める体制を強化していきたいです。