ドキュサイン(DocuSign) | サービス | 株式会社Too

ドキュサインが企業のペーパーレス化を加速します


紙のやりとりをフル電子化、証跡を残し、あらゆる場所、あらゆる端末で仕事ができるようにするDTM(Digital Transaction Management)プラットフォーム。より実用的なペーパーレス化が可能です。ドキュサインを使えば、いつでも、どこでも、どの端末からでも安心してドキュメントの署名、送信、管理が可能です。現在、2億人以上のユーザーがドキュサインを使ってペーパーレス化し、紙ベースのワークフローから脱却しています。ドキュサインを使う事でドキュメントの印刷、ファックス、スキャン、送付が不要となり、簡単で、迅速かつ、安全な方法でドキュメントの承認や意思決定をデジタル化できます。ドキュサインはビジネスをよりスムーズにします。

※DTM(デジタル・トランザクション・マネジメント)とは、書面による契約や申し込み、承認プロセスや証跡の保管などの従来アナログで行っていた業務をデジタル管理するためのオンラインサービスの総称です。デジタル・トランザクション・マネジメントを導入することで企業の業務プロセスを大幅に改善しROIを向上させることができます。

ドキュサインで改善される課題

  • 印刷、署名、スキャン 、Eメール送信など手順が多い
  • 契約締結処理に時間がかかる(書類の送付や押印)
  • ドキュメントの処理状況が分かりにくい
  • ドキュメントに不備がある場合、再送しなければならない
  • マニュアル作業によるデータ入力
  • キャビネットから契約書を探しだすための無駄な時間

ドキュサインでできること(機能)

  • 電子署名
  • 電子承認
  • 電子印鑑(ドキュサイン Stamps)
  • 文書保管
  • 文書検索
  • ログ管理
  • ワークフロー管理
  • 他のシステムとの連携(API)
  • データ収集
  • WEB連携
  • Microsoft Office連携
  • モバイル(マルチデバイス)

ドキュサインの導入メリット

書類を印刷して郵送し、捺印してもらった上で返送してもらう。更に不備があった場合は再度郵送をする。従来は非常に時間が掛かっていたやり取りを、全てデジタル化することでビジネススピードが大幅に向上します。
時間・場所・端末を選ぶことなくご利用いただけるので、出張や外出の戻りを待つことなく契約を進められます。

ビジネスプロセスをデジタル化することで、書類の印刷、郵送、保管にかかっていたコストや印紙代を削減することができます。紙の出力や郵送、書類保管に掛かる事務的コストまで削減することができます。
また、電子で完結する契約書には現状、印紙が不要となるので、コストの削減にもつながります。

厳しいセキュリティ業界標準を満たし、また最も強力な暗号化技術を使用しています。証跡の追跡ができるログ管理機能でコンプライアンスを強化します。また、記入項目を必須入力にしておくことで、記入漏れや不備によって書類が何度も往復する事を防ぎます。

クラウド上のフォルダに文書を保管することで、ファイリングされた膨大な紙書類から書類を見つけ出すための手間を削減できます。

様々なビジネス・ニーズに応えるため、ドキュサインは柔軟なプラットフォームを提供しています。数百ものエンタープライズ・アプリケーションと接続できるコネクタを提供。紙書類とシステムとで二重に入力していた内容が一度で完了します。

ドキュサインのペーパーレス承認ワークフロー

エンベロープの作成
プロセスを回すために必要な書類をエンベロープに追加し、受信者設定(メールアドレス/回付順序/認証方法等)やメール件名/本文コメントの追加、リマインダ通知設定等を行います。

※エンベロープは、ドキュサイン上で署名をしてもらうために必要な書類を送信するためのコンテナです。

署名欄・ワークフローの追加
書類に会社名/役職/氏名/署名等の入力項目を設定します。
また、送信の順番のフローの作成も可能です。
送信
エンベロープが完成したら、Eメール件名・本文(任意)を入力して送信します。
受信
受け取った書類の内容を確認し、署名欄を含む入力項目に入力して完了です。必要に応じて、署名した書類はPDF保存・印刷することができます。
ドキュメントに署名
ドキュサインから届いたメールから、Webブラウザ上での書類の確認に進みます。

ドキュサインの業務別利用シーン

  • 営業
    • 受注業務
    • アカウント・開設
    • 営業報酬契約
    • 案件紹介契約
    • 販売代理店契約
    • 営業雇用契約
    • 新規顧客の取引
    • 契約条件
  • 人事
    • 新規採用の書類手続き
    • 採用時のNDA
    • 入社・退職時のチェックリスト
    • 社内異動の申請・承認
    • 従業員の雇用規定の配布・同意
    • 臨時雇用契約
    • 非開示契約
    • 有給休暇申請・処理
    • 給与計算・申請フォーム
  • 経理・財務
    • 請求書処理
    • 資本金管理
    • 監査の承認
    • 社内ポリシーの管理
    • 在庫管理の承認
    • 資産振替え・償却
    • 雇用ポリシー免除の申請
    • M&Aの書類管理
  • IT/オペレーション
    • 資産管理
    • ITの仕様変更依頼
    • 仕様変更の承認
    • システム・アクセスの管理
    • 事故報告
    • プロダクションへの移行承認
    • メンテナンスの承認
    • 受注業務の処理
  • 法務
    • 情報非公開契約(NDA)
    • 契約管理
    • 社内コンプライアンス
    • IP (知的財産)のライセンス
    • 特許出願
    • 理事・取締役会議の議事録
    • 商標の割り当て
    • ファイナンス契約
  • マーケティング
    • イベントへの登録
    • 顧客コミュニケーションの承認
    • メールキャンペーンの事前承認
    • ブランドのコンプライアンス・監査
    • イベント・ベンダーの承認
  • 総務
    • 来客者の登録
    • 業務依頼書
    • リース契約
    • 社内移動の手続き
    • 器具のレンタル申請書
    • 業者出入り申請
  • サポート
    • アカウント変更依頼
    • サービス・業務依頼申請
    • 規定の変更依頼
    • セルフサービスの申請
    • コンプライアンス
    • フィールドサービス
    • 業務キャンセルの申請
    • 社内業務変更の手続き
  • 商品開発
    • 仕様変更の依頼・管理
    • 製品リリースの管理
    • コードレビューの報告
    • 製品・商品の仕様承認
    • プロジェクト立上げの承認
  • 購買
    • 発注書
    • 業務範囲・規定の承認
    • マスター・サービス契約
    • 提案書作成の依頼・承認
    • ベンダーのコンプライアンスチェック
    • 購買クレジットカードの申請

Boxとの連携活用事例

ドキュサインで社内申請プロセスを電子化&完了済ファイルをBoxフォルダに自動保存

Boxにある申請書類をワンクリックでドキュサインへ。入力項目が設定されたテンプレートをもとに、各項目を入力後申請・承認フローへ。完了後は承認された書類がBoxへ自動保存されます。(Dropboxとの連携も可能です。)

Box for ドキュサイン

Box for ドキュサインは、ドキュメントを作成し、赤線を引いて確認、共有、送信、そしてドキュサインで署名をしてから、Boxにドキュメントを戻して保存し、安全に保管や共有を行えるようにする連携ツールです。

具体的なユースケース
  • 契約:ドラフトに赤線を引いたり、編集します。クリーンコピーで署名を収集します。
  • 人事部門の事務作業:テンプレート化された NDAを送信したり、カスタマイズされた採用通知を拡張します。
  • フィールドサービス:チェックリストを完成させ、顧客から署名を収集します。
  • 内部承認:マーケティング販促資料、購入注文、または製品管理文書に署名します。
連携が可能になると、ユーザーはBoxアカウントからファイルを簡単に選択し、ドキュサイン内でそれをプレビューして、ドキュサインアプリケーションから移動しなくても、ファイルを送信して署名を得ることができます。署名が完了したファイルは、BoxとDocuSignに戻されてそれぞれ保存されます。
電子署名の適法性について

Box for ドキュサインは、ドキュメントを作成し、赤線を引いて確認、共有、送信、そしてドキュサインで署名をしてから、Boxにドキュメント日本では、電子署名及び認証業務に関する法律の制定により、2000年から電子署名が正式に認められています。 詳細はドキュサイン社のWebサイトでご確認ください。

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