なぜ私たちの業務はややこしくなるのか
日頃、業務をおこなう中でこんなことはありませんか？
- 同じ内容のデータなのに、管理している場所が複数存在する
- このデータが最新のものかわからない
- 修正や更新をした後、別のデータ管理場所にも反映させないといけない
業務管理ツールは使っているし、やらなければいけない仕事はまとめているはず…。それでも混乱が起きてしまう場合、自分でも気がつかないうちに、仕事を複雑にしてしまっていないでしょうか。
複数のプロジェクトにかかるタスクを管理しきれない
実際の業務では、プロジェクトによって必要なタスクが重なってきます。すると、次のようなことが起こります。
error同じ内容のタスクが複数の業務管理表の中にまたがって存在している
arrow_right 仕事の目的や関係者が複数存在する
例：同じ分析作業だが、Aプロジェクトでは売上向上目的でおこない、Bプロジェクトでは業務改善目的でおこなう。
error１つのタスク内にある情報を、複数の業務管理表内で管理する
arrow_right 情報が共有資産になっている
例：共通データ、共通設計、共通調査結果として横断的に管理する必要がある。
error１つの業務の内容を別の観点からも評価する
arrow_right 評価基準が複数ある
例：技術的完成度、ビジネス価値、コスト効率、学習効果など評価の次元が複数存在する。
このとき、多くの人は「このタスク、複製して別の業務管理表でも管理すればいいかな？」と考えてしまいがちです。
タスクを複製して管理する運用の弊害
しかし、タスクを複製すると次のような問題が起きることがあります。
- 「元のタスク」と「複製したタスク」の、どちらか片方だけが更新される
- タスクに付随するコメントや背景情報が分離する
- 「どっちが正しいのか」を確認する手間が増える
結果として、確認作業が増え管理コストも上昇します。本来の仕事に集中できなくなってしまった場合、「業務管理ツールを使うと、逆に管理が面倒くさい！」という状況になり、ツールの活用が停滞する原因になりがちです。
ワークマネジメントツール「Asana」
ここまで、業務管理ツールを使ってタスクを管理しようとした際に発生する「散逸したタスクを複数の場所で管理しないといけない状態に陥る」という課題について述べてきました。
ワークマネジメントツールのAsanaは、こうした問題に対応できる「タスクを一元管理する仕組み」をもっています。
「Asana」の詳しい情報については下記をご覧ください。
Asana
Asanaはタスクやプロジェクトを一元管理するためのワークマネジメントツールです。タスクの作成や追加、期日設定、担当割り当てなど使いやすいUIでチームや個人の生産性を加速します。計画、プロセス、ステータスをメンバー全員がクラウド上でリアルタイムに把握できます。ワークマネジメントの『プラットフォーム』として活躍します。
Asanaの詳細を見るarrow_circle_right
Asanaのマルチホーム機能で解決
Asanaには「マルチホーム」という機能があり、1つのタスクを、複数のプロジェクトに同時に所属させることができます。「1つの仕事を1つのまま扱える」と考えてください。
重要なポイントは、タスクが複製されないという点です。タスクは常に1つに保たれるので、編集内容を反映させる作業をする必要はありません。コメントした内容もそのタスク内で確認ができます。また、そのタスク内でこれまでの作業内容がアクティビティログとしてきちんと保持されます。
つまり、マルチホームを使うと、同じタスクを複製しなくて済むので、情報が分断されず、これまでの履歴を1か所に集めることができるようになります。
Asanaでのマルチホームの実際
Asanaで「マルチホーム」の機能を使うと、実際の画面では下記のように１つのタスクを複数のプロジェクトで扱えます。
「各部門の利用要件ヒアリングと標準構成定義」という同一のタスクが、双方のプロジェクトに表示されています。
上の画像では、「各部門の利用要件ヒアリングと標準構成定義」というタスクを「プロジェクトA」と「プロジェクトB」でマルチホームして、２つのプロジェクトで１つのタスクを管理するように設定しています。
別のプロジェクトに移動してもタスクの内容が同じ状態になっていることが確認できます。このタスク内容は、更新すると別のプロジェクトにも自動で反映されます。
これによって情報が1つに集まり、「どのデータが最新？」と確認する時間を削減できます。
また、なぜその作業をしたのか、なぜその判断になったのかを残しておけます。これによって途中からそのプロジェクトに参加した人もどういう背景があるタスクなのかを参照することが容易になります。
Asanaを使って「管理のための作業」を減らし、「本来の仕事」に集中できるような環境を構築しませんか？
自社のタスク管理を最適化させたい方へ
ワークマネジメントツールの「Asana」は、仕事量を増やさず、１つのプロジェクトを分裂させずに遂行できます。
弊社はお客様のご要望に応じて業務効率化を可能にするツールをご案内する、「クラウドサービス個別相談会」を毎月開催しています。
1時間の枠内で、現在のタスク管理・プロジェクト管理の問題点をお伺いした上で、Asanaの具体的な利用方法についてご相談いただけます。導入をご検討中の方は、ぜひお気軽にご参加ください。
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