業務でBoxを活用している皆さんの中には、契約書の取り扱いをもっとスムーズにしたいと感じている方も多いのではないでしょうか？この記事ではBoxと電子サインソリューションを連携して、スムーズな電子契約業務を実現する方法をご紹介します。
契約業務、まだこんな課題が残っていませんか？
Boxを活用して日々の業務をおこなう中で、次のような課題を感じることはありませんか？
契約書のやり取りだけは紙やメールに頼ってしまい、Boxに集約できていない
- 個人管理や場所の分散による漏えいリスク
- 必要な時にすぐ見つからない場合がある・電子帳簿保存法への対応が遅れてしまっている
署名依頼の進捗が見えづらく、催促やフォローに時間がかかっている
- 期限までの署名について、常に気にしなければいけず、確認も手間
契約締結後のファイル整理にも手間がかかっている
- 契約書をデータ化し、Boxで上げ直すのは地味に大変…
せっかくドキュメント管理をBoxで効率化していても、「契約業務」だけは別フローになってしまう…実はここに、業務効率化の取りこぼしが潜んでいるのです。
契約業務をまるごとデジタル化するAcrobat
Adobe Acrobat SignとAcrobatの電子サイン機能は、契約書の送付から署名、管理までを100%オンラインで完結できる電子サインサービスです。
- 受け取った相手は、アプリのインストール不要でブラウザやスマートフォンから簡単に署名可能
- 署名後の文書は自動的にセキュアに保存され、改ざん防止の監査証跡も残る
よく、「印鑑や手書きサイン＝本人確認」と思われがちですが、物理的な紙の署名は、複製が容易、実際に本人が押したのか証明できなかったり、いつどこで署名されたか記録が残らなかったりなど、実際にはセキュリティ面に弱点があります。
紙の署名を「ただの印（ハンコやサイン）」とするなら、電子署名（Adobe Acrobat SignとAcrobatの電子サイン機能）は「印鑑に本人確認書類・防犯カメラ・日付スタンプ・改ざん防止シールを全部セットでつけたもの」のようなもので、データとして証跡を残し、改ざんもシステム上で防止できます。
「紙の契約書」や「印鑑文化」が残るプロセスを根本からデジタル化し、スピード・セキュリティ・利便性を同時に実現することが可能です。
電子契約・署名サービス「Adobe Acrobat Sign」
Adobe Acrobat Signドキュメントプロセスの生産性向上と法的有効性を両立する電子サインプラットフォームです。
Adobe Acrobat Signの詳細を見る
Boxと組み合わせると、さらに便利に
単体でも便利なAcrobatですが、Boxと組み合わせることで得られるメリットは3つあります。
1. 契約プロセスをシームレスに
契約書をBoxにアップロード → 署名依頼 → 完了 → 自動保存これらがすべて1つの流れで完結します。作成から保管までの探す手間をなくすことが可能です。
2. 完了文書はBoxで一元管理
署名済みファイルは監査レポートとあわせて自動的にBoxに保存されます。権限などのセキュリティ設定もBoxのセキュリティ基盤が適用されますので安心です。
3. 進捗の見える化でフォロー不要に
誰が署名済みで、誰がまだ対応していないか。Acrobatの管理画面から進捗を可視化でき、メールや電話での“催促業務”を軽減させることができます。
4. Acrobatをより便利に
チームメンバーと契約書の共有を行いたい場合、Adobe Acrobat Signでは受信ボックスを丸ごと共有出来ますが、Acrobatの電子サイン機能では契約書ごとの共有になってしまいます。Boxとの連携で共有についても一元管理が行えるようになります。
連携デモ動画
実際の挙動をビデオで解説していますのでご覧ください。
※この動画の内容はAdobeAcrobat Signの例です。
BoxからAcrobatに連携させる際の手順
Box左側タブの「統合」から「Adobe Acrobat for Box」を検索して、追加してください。
追加した後、表示される画面に従ってAdobe IDの認証が必要となります。
※BoxとAcrobatを連携させるためには、Box管理者が連携を許可している必要があります。
追加に失敗する場合は、管理者の方に確認するようにしてください。
自社に最適な電子サインとBoxの活用方法を知りたい方へ
利用規模や他システムとの連携方針により、最適なプランは異なってきます。
弊社は導入実績が豊富なBoxのGold Partnerであり、Adobeのプラチナリセラーでもございます。
Boxの機能を活かした連携活用についてもご紹介可能ですので、まずはお気軽にご連絡ください。
詳細をもっと知りたい方向けに、詳しく解説するビデオをご用意しましたので、ぜひご覧ください。
【電子サイン入門】Acrobat Signで始める安心＆スムーズな契約管理
電子サインを活用したいけど、「導入方法がわからない」「今さら電子化しなくても…」と導入をためらっている方に向けて、電子サインの基本知識や導入のメリットをご紹介します。さらに、デモンストレーションを通じて、電子サインのスピード感や利便性をご確認いただけます。
Acrobat Signのビデオを見る
また、弊社では、こうしたニーズに応じてご提案できる「クラウドサービス個別相談会」を毎月開催しています。1時間の枠内で、電子サイン導入やBoxとの連携、具体的な活用方法についてご相談いただけます。導入をご検討中の方は、ぜひお気軽にご参加ください。
業務効率化・改善：クラウドサービス個別相談会
課題の本質を共に模索し、そのための手法やどのツールを使えば解決できるのか？など、さまざまな課題に関する無料の相談会です。個別デモですのでクラウド製品の機能はもちろん、御社ならではの課題に対応可能か？など、深いご相談が可能です。デモはオンラインで対応可能です。
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