- 広告業界は特に情報管理が重要なので、セキュリティ面が安心なファイル送信ツールを検討。
- メインの顧客が大手企業中心になり、これまで以上に情報管理を強化する必要性が出てきた。
- データを安全に送ることがBox利用の中心だが、最近は社内のナレッジをBoxに蓄積していく取り組みに力を入れている。
- データやナレッジのストック場所として、徐々に認識されてきている。
- 今後入社する社員の通過体験の格差をなくし、エンゲージメントを高めたい。在籍していない期間の資料や映像を残しておく場所にもなっていくだろう。
- 将来的にすべてのコンテンツをBox上に集約し、GOで働くハイプレイヤーたちの生産性を上げることに繋げたい。
The Breakthrough Company GO様は、クリエイティビティを軸に企業の新規事業開発から革新的なプロモーションまでをサポートしている企業です。広告・PRの枠を超えて企業の成長をサポートするGO様では、会社の成長に伴いセキュリティ面で安心できる情報管理が必要となりBoxを導入されました。現在、社内のナレッジをBoxに蓄積する取り組みをおこなっている、人事・広報の勝田彩子様にお話を伺いました。
セキュリティ的に安心できる状態でファイルを送りたい
広告業界は特に情報管理が重要なので、セキュリティ面が安心できる状態で顧客にファイルを送るツールを検討していました。ほかの多くの広告代理店や代理店に限らない大手企業がBoxを利用していることもあり、Box導入に至りました。競合サービスと比べてもセキュリティ面が安全だと信頼しています。
The Breakthrough Company GOは創業から5期目になります。最初はベンチャーやスタートアップが顧客のメインだったのが、今は大手企業が7割くらいになってきて、これまで以上に情報管理を強化しなければなりません。
CMの動画ファイルなどは絶対に漏洩してはいけないし、容量も重たいデータが多いですが、Boxを使えばセキュリティ面でも安心な状態で簡単に送れます。また複数まとめて送る際にも便利です。導入当初は動画のような重たいデータを安全にクライアントや取引先に送る用途に活用していました。
社内のナレッジをBoxに蓄積していく取り組み
今でもデータを安全に送ることがBoxの利用のメインですが、ここ半年くらいは社内のナレッジをBoxに蓄積していく取り組みに力を入れています。以前は、配信済みのプレスリリースや提案済みの企画書、申請書や規程などの社内資料をSlackのチャンネル内で共有していました。しかし、本来フロー情報を扱うツールなのでどんどん流れてしまい探しにくい状態にありました。
当社はプロフェッショナリティの高いメンバーが揃っていますが、過去に同様の案件があったときに誰がどのように提案したかをお互いに閲覧できた方がシナジーが生まれます。個人でもやっていける人が組織に所属する意味もそういった部分にあると思うので、みんなの知の集合体をクラウド上でわかりやすく蓄積していきたいと考えています。
データのストック場所として社内で認識されてきている
私たちは社内資料のデザインやクオリティにもこだわっているので、会社紹介動画や会社概要、顧客とやりとりする資料など、扱うデータは容量が重いものが多いです。動画や画像などのデータでも簡単に社外に共有して見てもらえるようになった利便性はBoxの導入効果として大きい点です。
Box上での社内データやナレッジの共有については、取り組みの途中でもありますし、まだみんなが活用できているとはいえません。しかし、データのストックを始めたことが理解されだして、見てもらえるようになってきたと実感しています。「Box上で見当たらなかったのですが、この資料どこですか？」と聞いてくる人も出てきて、社内で認識されてきていることを嬉しく感じています。
当社では月に2回ほど外部講師を招いての勉強会をおこなっていますが、その資料や動画もBox上で社内限定で見られるようにストックしています。新しく入った社員に過去の勉強会の内容を見てもらうことが簡単になり大変役に立っています。
実利がわかるものを用意してBoxの利用を促進
社内データやナレッジを社員みんなに使ってもらえるようにするには、使う側に実利があるものにする必要があると考えています。たとえば案件の事例をみんなが同じフォーマットで作るようにすれば、Webサイト、資料、賞へのエントリーと複数の用途で作り直さずに利用できます。このような、フォーマット化による実利がわかるものを用意して、利用を促進していけたらより良くできるのではと思っています。
会社が5期目になり今後も社員が増えていくと思いますが、通過体験の格差をなくすことが社員のエンゲージメントを高める上でも大事だと考えています。そのために、会社の歴史の中でその人が在籍していなかった期間も知ることができる資料や映像を残しておく必要があって、Boxはそのための場所にもなっていくと思います。
将来的にはすべてのコンテンツをBox上に集約したい
わたし自身、Boxのようなツールの管理や設定は得意ではないので、Tooさんにサポートを丁寧にやっていただいたことで、導入時にすごく助かったなと思っています。いまでも電話で対応いただいていますし、メールのレスポンスも速いです。
Box上に社内データやナレッジを貯めていくときの階層分けについては、Boxの仕様をしっかり説明してもらった上で設計に入れたので、社内でおこなうことができました。将来的にはすべてのコンテンツがBox上に集約されている状態にして、GOで働くハイプレイヤーたちの生産性を上げることに繋げたいと考えています。
※記載の内容は2021年12月現在のものです。内容は予告無く変更になる場合がございます。
