働き方改革・業務効率化

Box導入事例 ClipLine株式会社 様

映像制作のストレージとしてBoxを活用、他のクラウドからの移行もスムーズ

ClipLine株式会社様は、飲食店などサービス業の従業員やアルバイトが技術を習得するための、動画マニュアルを使った自律学習システム「ClipLine」を提供しています。
ClipLineのサービスを導入する企業も急増し、会社の成長に伴い社員とアルバイト、インターンが増えていく中、セキュリティ強化と日々増え続ける動画ファイルの安全・安心な管理のため「Box」を導入されました。Boxの導入背景や具体的な活用方法について、プロダクト開発部の瀬戸良太氏にお話を伺いました。

制限の多い別のクラウドストレージからBoxへ移行


ClipLine株式会社 瀬戸良太氏

Box導入前から別のクラウドストレージサービスを使っていましたが、利用していたプランに容量制限があるため、常に空き容量をチェックする必要がありました。場合によっては担当者にファイルを消してもらうお願いをすることもあり面倒でした。
さらに、端末上にファイルを同期するのが前提となっているサービスだったので、端末のストレージを圧迫することになりますし、個人情報などを入れた状態での端末の紛失による情報漏洩のリスクもあるのも気になっていました。

また、映像制作チームはファイル容量が大きな動画ファイルを使用するため、ファイルの保存・共有に大容量のNASを使っていました。しかし、故障した場合の対応など管理の工数がかかること、追加で台数を増やすことに継続的にコストがかかっていくのが問題点でした。

そこで、容量無制限で使えて、端末との同期が前提ではないサービスとしてBoxの導入を検討しました。容量制限がなければ映像チームの膨大な動画ファイルもクラウドに移行することで、NASの継続的な増設とメンテナンスコストが不要になります。
ほかのサービスとの比較検討もした上で、容量無制限で機能面も充実していて、セキュリティ面の強化もできるBoxを選びました。

適切なアクセス権限を付与しセキュリティレベルも向上

導入にあたり、セキュリティレベルの向上を図りました。それまで使用していたストレージサービスから移行するにあたり、管理しやすいようにフォルダ構成を見直しました。雇用形態別に適切なアクセス権限を付与することで、インターンなどにはアクセスできる情報に制限をかけることが簡単にできるようになりました。
また、個人情報にあたるファイルは端末へのダウンロードを禁止にする運用により、端末紛失による情報漏洩を防ぐことも視野に入れています。 Boxでは詳細なログが取れるので、ログを定期的にチェックすることで怪しい動きがないかの確認ができるのも便利です。

日々の業務においてトラブル対応がほとんど必要なくなった

2019年4月から本格的に利用を開始したのですが、別のクラウドストレージからのデータ移行作業もトラブルなくおこなえ、移行の翌日も社員からの問い合わせがないほどすんなり移行できました。
移行後もこれまで大きなトラブルはなく、運用面についても苦労はしていません。NASを使っていたときは障害対応で休日出勤することもあったんですが、日々の業務においてトラブル対応がほとんど必要なくなったことで導入の効果を実感しています。
実は今でも動画ファイルの一時保管に映像制作チームはNASを使っていますが、過去のデータはBoxへの移行が終了し、現在整理しているところです。ディスクの故障で貴重なデータが失われるリスクも避けられますし、過去のデータを再利用する場合にも便利になることを期待しています。



メールの添付ファイルをBoxの共有リンクにする運用を検討中

動画ファイル以外では、提案資料など社内資料を共有することが多いです。今後は、Box Notesで資料を作成・共有するなど、ストレージ以外のBoxの機能も使っていきたいです。
将来的にはメールの添付ファイルは禁止して、Boxの共有リンクにする運用を検討しています。誤送信による情報漏洩対策に有効ですし、添付ファイルによるサーバーの容量圧迫の対策にもなります。

コストとサポート面でTooからの導入を決定

Box Business Plusプランの導入で一人当たりのライセンス料は以前より高くなりましたが、NASの継続的な増設とメンテナンスコストを考えると、トータルの費用としてはそれほど差がないと認識しています。
Boxの導入を考えているときに何社かと話をしたのですが、導入支援のコストとサポート面でTooが一番メリットがありました。検討段階からいろいろと相談や質問をしましたが、丁寧に回答いただきました。さらにBoxを活用していくために、今後もTooのサポートを活用していきたいと思っています。

ClipLine株式会社

動画マニュアルを使いサービス業などの従業員・アルバイトが自ら学べるシステムClipLine(クリップライン)の開発・運営をしている。「映像音声クリップを利用した自律的学習システム」は2017年5月に特許を取得。動画制作、ナレーション収録も社内で行う体制を持つ。

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