髙橋修平法律事務所様では、クライアント企業を含む関係者との情報共有、コミュニケーションの手段に積極的にITツールを活用されています。紙書類やアナログでのやりとりが多い業界で、自らクライアント企業に対してITツール活用を推進される理由や、ツール導入の考え方について、髙橋氏にお話を伺いました。
「本質」に時間をかけるためにITの力で合理化
無駄を省いて本質に時間をかけたい。私自身が新しいもの好きということもありますが、ビジネスにイノベーションは絶対必要で、使えるものはどんどん試すべきだと考えています。本質に時間をかけるためにも、ITの力で法律事務所や弁護士の仕事を合理化するべく、事務所を構える際にはIT担当の事務員を雇用しました。所員12名という規模の事務所で、IT担当の事務員がいるのは珍しいと思います。
案件のチームごとに、ITを活用したコミュニケーションを設計
我々の仕事は、基本は事業再生、M&Aの案件などが多いのですが、法務に限らず中小企業の経営に関係するすべての事項、例えば、企業の戦略コンサルティングから危機対応など、経営に関する広範・多岐にわたるご相談・ご依頼を受けています。クライアントと1対1の案件もありますが、事務所内外の専門家や依頼者がチームを組成する案件が多いのが、我々の事務所の特徴です。ひとつの会社を立て直すには、担当会計士や外部コンサルタントの方々とチームを組み、クライアント企業の担当者だけでなく、社長をはじめ、さまざまな部署の方と直接やりとりをします。そうすると、メールではとても対応しきれません。
そこで、2年前に、クラウドでファイルを共有できる「Box」をベースに、「Talknote」をコミュニケーションツールとして採用しました。最近ではチャットツール「Slack」も活用しています。外部のチームに資料の一部を共有したり、ときにはクライアント企業にツールを導入してもらったりして、情報をやりとりしています。会社の事業再生には、会社内外のコミュニケーションの効率性や質を上げることは極めて重要です。我々が、そのようなITツールを使いこなせていれば、クライアント企業にITツールの活用を指導することができるのです。
事件対応では、ビデオ会議とBoxでスムーディーな情報と温度感の共有
事件発生時の危機対応を担当するときは、関連当事者の全員に対して情報共有することが大事です。現在取り組んでいる不正・不祥事案件では、初日にまずBoxのフォルダを共有して、報告書・契約書を集約しました。その後、100件近くある事案ごとに、「Evernote」やWordなどですべての交渉履歴などを保存しています。これに加えて、ビデオ会議システム「LiveOn」を使って、毎朝のように、関連当事者の10拠点をつないだ会議をしています。会議の議事録をはじめ、その準備資料、関連当事者の皆さんが全国各地で対応した動きなども、Boxで互いに共有しています。
ビデオ会議システムも短時間でパッと質の高いやりとりができるので、我々にとってマストツールになっています。かつては紙ベースで資料をつくり、誤解されないような文章表現に気をつけて、と苦労しました。遠隔地であれば会議に出向くのも大変なので、クライアントとのアクセシビリティが非常に低下するわけです。資料はBox上で共有しているものを閲覧しており、会議ではなるべく紙を使わないように、ITを駆使しながら会議の質を上げることを常々考えています。ビデオ会議とBox活用で、アジェンダや議事録をすぐ共有でき、温度感なども瞬時に伝わるようになりました。
本質的な問題解決に直接介入。ITツールがその一役を担う
法律事務所なので、まず期待されるのは法的な解決ですが、我々は法的な解決の先にある、本質的な問題の解決に直接介入していきます。大切なのは「コミュニケーションをデザインする」ことです。問題が生じている企業のほとんどは、コミュニケーションが機能不全に陥っています。すると必然的に従業員の満足度が下がり、顧客満足度も低下していきます。コミュニケーションをデザインすることが、企業を再建させる仕事の本質だと考えています。さまざまな立場の人が関わるので、極めて効率的に情報共有する必要があります。ITツールもその手段のひとつですが、効率的な情報共有には不可欠なものだと思います。私自身はコミュニケーションをデザインするデザイナーであり、アーキテクトとして関わります。ITツールを活用する際のファシリテーターになることもあります。
同業の皆さんへ
同業者の皆さんに勧めるとしたら、まず始めやすいのは「Box」だと思います。例えば、M&A案件の買収監査（デューディリジェンス）などの際には、売り側の情報をまとめた大量の資料をBox経由で外部共有しています。外部のクライアントと資料共有することの多い我々のような仕事には便利ですし、サーバーやストレージとして考えてもらえれば導入しやすいかと思います。クライアント企業にも好評です。
また、仕事柄、情報セキュリティは非常に重視しています。クラウド自体に抵抗感がある方もいるかもしれませんが、紙書類や自前のサーバーであろうが、情報が漏洩するリスクは本質的には変わらないと思います。言い出したらきりがないですし、Boxは「ペンタゴン（アメリカ国防総省本庁舎）で採用されている」ほど、セキュリティ問題をクリアしています。クラウドサービスを導入する会社が世の中的に増えてきているので、我々もクライアントから理解が得られやすくなっていると感じます。
さいごに
今後もどんどん新しいツールを導入していきたいです。一方でまだ使い切れていない機能があったり、また既存のツール同士でも、組み合わせでの便利な活用方法があるかと思います。そういったフォローをTooに期待しています。
導入ITツール（2019年6月現在）
- クラウドコンテンツマネジメント「Box」（複合機連携）
- スケジュール管理「サイボウズOffice」
- コミュニケーションツール「Talknote」
- チャットツール「Slack」
- Web会議システム「Live On」
TEL: 03-6903-3210 FAX: 03-6903-3630 ウェブサイト
クラウドコンテンツマネジメント「Box」
世界72,000社で利用されているファイル共有とコラボレーションのためのクラウドサービス。社内外の人々とセキュアに情報コンテンツの共有・活用を可能にします。ログ管理、ユーザーやファイル管理、他システムとの連携など、企業での利用に最適な管理機能が提供されており、使いやすさと安全性の高さからユーザーとIT管理者の双方に支持されています。