- 心理的負担も大きいキッティング作業時間をおよそ8割削減。
- デバイス関連業務をTooと一緒にやることで、すぐに相談できる環境があり安心する。
- 2年ごとのデバイス入れ替えは、故障のリスクを下げメンバーの業務遂行にもいい影響が出そう。
- 同時加入のTooオリジナル保証サービスは修理費用が定額な上、修理対応の窓口を一つに集約できる。
- 運用もTooが伴走してくれ、今やるべき業務を整理できる。
RELATIONS株式会社様はパーパスである「会社に生命力を」を実現するために、クライアントの収益性と組織の課題解決に伴走するコンサルティングベンチャーです。メンバーが自分「らしさ」を探求できる非管理型の自律分散型組織を実践しながら、顧客企業が生命力の溢れた会社へと近づくための支援をされています。
今回は、業務で使用するMacの調達からキッティング、修理対応、返却までを一気通貫でサポートする、TooのモバイルMac用ライフサイクルマネジメントサービス「UTORITO（旧：あんしんLCMサービス））」を導入されました。導入の経緯や効果を、社内のバックオフィス業務を担当する関口真弓様に伺いました。
「あんしんLCMサービス」は2024年3月に「UTORITO」にサービス名を変更しました。
限られた人数でおこなうデバイスの管理・運用には大きな業務負荷がかかっていた
バックオフィス関連の業務を中心に、労務や人事評価に関する業務、庶務的な業務や、全社会議の運営などを担当しています。弊社では自律型の組織であるホラクラシー経営を導入していることから、部署や役職がありません。メンバーの役割はロールというもので定義され、興味がある業務に手を挙げて参加します。
私自身社内のIT関連業務を専門にしているのではなく、デバイスの調達・運用などの業務は他の業務と並行しています。特に苦労していたのは、デバイスを仕事で使える状態に設定するキッティングです。新品のデバイスへの対応ももちろんですが、メンバーが使用中のデバイスに不具合が出た際や、急な入社にデバイスの購入が間に合わない場合は、社内在庫の古いデバイスを代替機としてキッティングして使ってもらい、新しいデバイスが納品されたら再度キッティングをしていました。
キッティングは得意分野とはいえず、限られた人数でおこなっていることもあり、トラブルが起きてスムーズに進まないときは気分が落ち込むこともありました。そのような折に、Tooさんに「UTORITO」を提案してもらいました。
心理的負担も大きいキッティング作業の時間をおよそ8割削減
「UTORITO」では、TooさんにMDMであるJamf Proの構築をしてもらいキッティングされた状態でデバイスがオフィスに届きます。Macを開いてネットワークにつなげると、必要な設定がほとんど自動で行われるため、毎回感動します。これまで2〜3時間かかっていた作業が15分ほどに短縮され、工数も比較できないほど減りました。
以前は、うまくJamf Proに登録できなかったときに悩むこともありました。他のメンバーに業務をレクチャーして一緒に取り組むのも現実的には難しく、1人でやった方が効率的だと思うこともありましたが、デバイスに関わる業務をTooさんと一緒にやることで、すぐに相談できる環境があり安心します。
コストを抑えながら最新モデルを導入可能に。デバイスの資産管理もシンプルになった
残価補償型のリースAFS（Apple Financial Services）を活用しているため、コストを抑えて最新モデルを導入できる点もメリットです。以前はデバイスを購入し、買い替えのサイクルを「最低3年以上使用」としていたため、買い替え時期はまちまちでしたし、メンバーからは新しいモデルを求める声が多くあがっていました。
「UTORITO」導入に際し、デバイスの入れ替え期間を2年にしました。2年にすることで故障のリスクを下げることができますし、新しいデバイスを使うことによって、仕事のパフォーマンスやモチベーションも上がると思います。
また、以前はデバイスの資産管理にも苦労していました。購入時期やパスワードなどを手入力で管理していましたが、代替機としていろいろなメンバーに貸し出しを繰り返すうちに、その管理も煩雑になっていました。リースであれば、期限を迎えたら入れ替えることが絶対的なルールとなるため、デバイスの資産管理が非常に楽になりました。
定額での修理に加え、対応の窓口を一つに集約
修理に関しては、イレギュラーではありますが急ぎで修理が必要な場合は、メンバー各自が探してきた修理サービスに出してしまうケースもありました。そうした場合、手続きも複雑になりますし、新品のデバイスが買えるくらい修理費用が高額になることもありました。「UTORITO」と同時加入するTooさんの保証サービスでは、修理費用も定額ですし、これから社内のデバイスがすべて「UTORITO」で導入したものに置き換わっていけば、修理対応の窓口も一つに集約できます。
また、デバイスの従業員宅への個別配送の効果にも期待しています。現在は、社内でインストールが必要なソフトウェアがあるため、デバイスをオフィスに届けてからメンバーに渡しています。今後これらのフローが整理できれば、テレワークで勤務するメンバーは、デバイスを受け取るためだけの出社を無くせそうです。
業務の品質を保ちながら工数を削減
定期的にTooさんとミーティングを開催しています。「そろそろデバイスの在庫を発注した方がいいのではないか」「リース期間が残り半年だ」など、今やるべき業務を整理できます。
社内で自分だけが担当している業務が多いと、仕事の品質に不安を覚えることがありましたが、「UTORITO」を導入したことで、重圧に感じる業務をTooさんに相談できるようになりました。仕事の品質は落とさずに工数を減らすことができたので、私の業務の先にいるコンサルティングや営業のメンバー、さらにその先のお客様に向けてもとても良いサービスだと感じています。
新たな業務へ挑戦する余地が生まれることにも期待
今後社内のデバイスがすべて「UTORITO」で導入したものに置き換えられることで、自身で手を動かしている業務がさらに削減され、新たな挑戦に取り組む時間が生まれるのではないかと期待しています。
これまでは社内業務が工数の大半を占めていましたが、今後は顧客支援にもエネルギーを注いでいくことができれば良いなと考えています。
例えば、私が長年培ってきた演劇の経験を活かして、即興演劇のメソッドを組織開発のワークに取り入れるなど、チャレンジしていきたいプロジェクトがあります。実現に向けて動き出すのが今から楽しみです。
※記載の内容は2023年4月現在のものです。内容は予告無く変更になる場合がございます。
