効率的なプロジェクト管理のポイントとAsanaの便利な機能

Asanaとは

ワークマネジメントツール

Asanaは複数のプロジェクトやそれに紐づくタスクを一元管理するための、ワークマネジメントツールです。

タスク管理やプロジェクト管理に加え、目標管理、業務プロセスの自動化、AIを活用した業務支援まで対応しており、組織全体の生産性向上を支援します。

ビジネスでは複数のプロジェクトが同時に進行しています。そのため、ひとりの人が複数のプロジェクトに関わることも珍しくなく、管理者・スタッフともに状況を把握するのは容易ではありません。しかしAsanaであれば、計画、プロセス、ステータスをメンバー全員がリアルタイムに把握でき、さらにAIによる情報整理や進捗把握も活用できるため、より効率的なプロジェクト運営を実現できます。

Asanaは管理者からも、実務をこなすスタッフからも使いやすいツールですが、この記事では主に実務をこなすユーザーから見た使い勝手の良さを解説します。

プロジェクト遂行のポイント

状況の把握と確実なタスク遂行

プロジェクトはスタッフそれぞれにタスクが割り当てられます。プロジェクトを成功させるには、プロジェクト全体を意識しながら他のスタッフと連携し、自分のタスクを確実にこなしていくことが重要です。

その際、どのタスクが自分のタスクなのかをスタッフ一人ひとりが、きちんと把握できていることも必要です。そして自分のタスクをいつまでに完了させるか、それに必要な要素（人・素材・情報など）の情報に素早くアクセスできることが、プロジェクトを管理するツールに求められます。

効率的なプロジェクト遂行のためのAsanaの便利な機能

プロジェクトを効率的に遂行・管理できるツールに必要なポイントは以下の様なものがあります。

• プロジェクトを見やすく可視化できる
• カスタマイズ性が高い
• タスク作成・管理が効率的
• コラボレーションを強化できる
• 必要な情報を素早く呼び出せる

Asanaには上記のポイントに対応できる機能が備わっています。

自分が関わっているプロジェクトを可視化し、タスクを確実にこなす

効率的で確実な業務遂行の実現において、プロジェクト・タスクを俯瞰して可視化できることは最大のポイントとなります。複雑・多様な案件を、いかにわかりやすく見渡せるかが重要です。Asanaは知りたい情報に対して、最適な表示形式を選択できます。

リスト表示

タスクを表形式で表示します。案件はセクションごとに分けて表示可能です。また、プロジェクトの内容に合わせて自由に設定できるため、タスクに紐づいている多数の情報を俯瞰しやすい表示形式となっています。

サンプル画像の例では、タスクの進行状態によってセクションを分けています。

ボード表示

タスクをカンバン形式で可視化できます。タスクは自動的にセクションごとに振り分けられ、セクションの移動もマウスドラッグで簡単に操作可能です。

サンプル画像はメディアの投稿スケジュール管理のサンプルです。リクエストから始まり、作成の承認、制作フェーズ、リリースへとタスクがどの状態かを一目で確認できます。タスクに紐づいた画像も表示されるので、制作物がどのフェーズに入っているかも、わかりやすく表示できます。もし確認事項があれば、各タスクをクリックしてすぐにコメント機能で質問できます。

タイムライン表示

Asanaのタイムラインビューでは、プロジェクト内のタスクを時系列で可視化できます。

各タスクの開始日や期限を一覧で確認できるため、プロジェクト全体の進行状況を把握しやすくなります。また、タスク同士の依存関係を設定することで、スケジュール変更の連動や、作業順の可視化を実現できます。タスクの期間や日程はドラッグ＆ドロップで調整できるため、計画変更が発生した場合でも柔軟にスケジュールを見直せます。

複数の担当者が関わるプロジェクトにおいて、作業の重複や遅延リスクを早期に把握しやすく、プロジェクト管理の効率化に役立ちます。

自分のスタイルに合わせられる高いカスタマイズ性

カスタムフィールド

必要な情報を追加したい場合は、カスタムフィールドで対応できます。例えば商談状況を把握したい場合、提案商材やプラン、商談の進捗状況、などの情報を業務の内容に応じて自由に追加できます。
さまざまなフィールドタイプを選択でき、選択肢の設定も簡単です。

タスクの効率化

テンプレート

よく使用するプロジェクトやタスクはテンプレート化が可能です。テンプレート化することによって、同じ内容を入力する手間が省け、作業効率が向上します。テンプレート化することで、同じ内容を入力する手間を削減し、業務の標準化と作業効率の向上につながります。

プロジェクトテンプレート

Asanaにはマーケティング、人事、クリエイティブ制作、IT運用など、さまざまな業務に対応したプロジェクトテンプレートが用意されており、AIや自動化を活用したワークフローを迅速に導入できるようになっています。
また、自分自身で作成したテンプレートをチームメンバーに公開することも可能です。

プロジェクトテンプレートでは、タスクの日付をプロジェクトの開始日または終了日を基準とした「相対日付」で設定できます。

例えば、「プロジェクト開始から3日後」や「プロジェクト終了の2日前」のように設定することで、テンプレートから新しいプロジェクトを作成した際に、各タスクの日付が自動的に調整されます。

タスクテンプレート

タスクテンプレートでは以下のような項目を設定できます。

• タスクタイプ（タスク、マイルストーン、承認リクエストなど）
• タスクのタイトル
• 担当者
• 相対期日
• プロジェクト
• タスクの依存関係
• すべてのカスタムフィールド
• タスクの説明
• コラボレーター
• サブタスク
• 添付

業務プロセスの自動化

Asanaではルール機能を利用して、タスクの移動や担当者の割り当て、通知の送信などを自動化できます。また、AIを活用し、ワークフローの構築や業務プロセスの自動化をおこなうことも可能です。

例えば、

• 依頼内容の自動分類
• 適切な担当者への自動割り当て
• プロジェクト進捗の要約作成
• レポート作成の効率化

などを実現でき、定型業務の負担軽減に役立ちます。

スマートステータス機能の利活用に関する詳細を見るarrow_circle_right

メンバーのコラボレーションを強化

コメントや添付ファイル

タスクごとにコメントや添付ファイルを追加できます。通常のやり取りはもちろん、チーム内の引き継ぎや休暇明けの対応を容易にします。添付ファイルは自身のPCはもちろん、連携によってBoxやDropboxなどからのアップロードも可能になります。

メッセージ

プロジェクトにはメッセージパネルがあり、プロジェクト全体に関わるテーマはここでコミュニケーションできます。議題に上がったテーマをフォローするためのタスクもここからすぐに作成可能です。

担当者の割り当て

誰がどのタスクに取り組んでいるかが一目で分かるため、確認事項や新たなタスクの依頼もスムーズにできます。

プロジェクトを横断的に管理する

ポートフォリオ

複数のプロジェクトはポートフォリオとしてまとめられます。複数のプロジェクトを横断し、包括的な管理・進捗の把握が可能です。各プロジェクトのステータスやマイルストーンの達成状況、遅延要因などを一覧で確認できるため、部門横断プロジェクトや複数案件を同時進行する組織でも状況を把握しやすくなります。

また、目標管理機能（ゴール機能）と連携することで、個々のプロジェクトが組織目標にどのように貢献しているかを可視化することも可能です。

リソース管理（ワークロード）

ワークロード機能では、チームメンバーごとの業務量を可視化できます。

担当タスク数や作業負荷の偏りを確認しながら業務を調整できるため、特定の担当者への負荷集中を防ぎやすくなります。複数プロジェクトが同時進行する環境でも、適切なリソース配分を実現できます。

検索機能

タスクやプロジェクトをまたがって、テキスト検索できます。検索にはどの画面からでもアクセスできスピーディーに必要な情報にアクセスできます。

フィルターを追加して、より絞り込んだ高度な検索も可能です。

目標管理（ゴール機能）

Asanaでは組織やチームの目標を設定し、進捗状況を継続的に追跡できます。プロジェクトやタスクと目標を紐づけることで、日々の業務がどの目標達成につながっているのかを可視化できます。

OKRの運用にも活用できるため、経営層から現場担当者まで共通認識を持ちながら業務を進められます。

Asanaの導入で業務のさらなる効率化を

ワークマネジメントツール「Asana」は、タスク管理だけでなく、プロジェクト管理、目標管理、業務プロセスの自動化まで幅広く対応しています。タスク管理やプロジェクト管理に加え、AIを活用した情報整理や業務プロセスの自動化にも対応しており、チームの生産性向上を支援します。

個人のタスク管理から組織全体のプロジェクト運営まで幅広く活用できるため、業務効率化や生産性向上を目指す企業にとって有力な選択肢となっています。

弊社はお客様のご要望に応じて業務効率化を可能にするツールをご案内する、「クラウドサービス個別相談会」を毎月開催しています。1時間の枠内で、現在のタスク管理・プロジェクト管理の問題点をお伺いした上で、Asanaの具体的な利用方法についてご相談いただけます。導入をご検討中の方は、ぜひお気軽にご参加ください。

---