Microsoft Wordにも「文書比較機能」は標準搭載されています。基本的には編集者が文書を作成するために利用する機能で、チームメンバーに校正してもらう時などで大活躍します。
この機能を使っても変更点の確認は可能ですが、社外の第三者に変更箇所を確認してもらうための書類作成用として利用するには、以下のような理由によりお勧めできません。

Wordの​文書比較では​第三者への​確認資料と​しては​不十分な​理由

変更箇所を​素早く​確認しづらい​

• 文中の​赤字や​取り消し線では​「誰が​見ても​分かる​形」に​なっていない。​
• 変更が​多いと、​変更箇所が​わかっても​１文と​して​読むことが​難しい。​
• そも​そもの​変更点が​わかりにく​いため、​チェックの​時間も​かかり、​見落としミスが​発生しやすい。​

書式・表・図を​整えるのが​大変​

• 価格一覧​表など​数値の​一覧が​文章の​中に​ある​場合、​全てに​変更が​入っていると​異なっている箇所が​わかりにくい。​

第三者に変更箇所を明確に伝えるためには、Wordの「文書比較機能」の結果では役者不足になりがちなので、新旧対照表の作成が求められます。特に法令や約款などの改訂内容を第三者に伝える手段として、必須の書類と言えるでしょう。

Wordの​文書比較の​結果から、​手作業で新旧対照表の作成するケースもありますが、同様に以下のような理由でお勧めできません。

Wordの​文書比較の​結果から、​手作業で​新旧対照表を​作成する​ことの​危険な​理由

• Wordの​文書比較の​結果からの​コピペでは、​コピペ忘れなど、​ミスが​起きやすい。​
• 書式・表・図が​崩れやすく、​提出用資料には​使えない。​
• 手作業で​新旧対照表形式に​まとめるのは、​元の​文書の​作成もしなくてはならず、​二度手間に​なる。​​

新旧対照表を作成する主な意味

新旧対照表作成の主な利点は、変更点の把握と記録、情報管理の効率化と第三者への説明のしやすさにあります。

具体的には、文書の改訂前後の内容を並べて比較することで、どこがどのように変わったのかが一目で分かり、バージョン管理や、メンバー変更時の対応がしやすくなります。新旧対照表は差分だけを素早く確認するためのものですので、変更されていない箇所を含む文章全体は必ずしも必要ではありません。

もちろん、Wordでも新旧対照表自体は作成できますが、目視を含む手作業で作成する必要があり、正確性の観点から見ても不安が残ります。

以上のように第三者に明確に変更箇所を伝えるには、新旧対照表が必要でその作成には、Wordの標準機能では不十分です。そこで専用のツールを導入することで、大幅な効率化が実現可能になるのです。

新旧対照表作成のためのWord・Excel用アドイン「新旧文書」

新旧文書は、Word・Excel形式で作成された文書において、変更前後のファイルを指定するだけで、新旧対照表を自動で作成してくれるMicrosoft Word用のアドインです。（Excel用も用意されています。）アドインですので同じアプリに機能が追加される形で利用可能です。

簡単に新旧対照表が作成でき、文書改定作業時のミスや、チェック作業の減少につながります。さらに、お客様の業務環境に合わせてTooが作成するお客様専用作業マニュアルを活用いただくことで、校正を担当される職員の人事変更があった際、引き継ぎの仕組みづくりが可能です。

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新旧文書

新旧文書はWord/Excelで作成された重要文書の、あらゆる改訂作業の効率化と品質の向上を実現するソフトウェアです。新旧対照表を自動作成できます。

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