「人と人とのつながり」を大切にしたPR事業を展開され、店舗での食品プロモーションや試食宣伝を得意とするソフィアプロモーション様。700社以上との取引実績を誇り、毎月全国各地の1万店舗で試食販売・食育販促を実施されています。まだまだアナログな試食販売の業界で、いち早くデータの共有基盤としてクラウドストレージ「Box」を、そのセキュリティ対策に「CloudGate UNO」を導入し、従来のワークフローを一新しました。これらITツールの導入背景やその活用、導入の効果についてお話を伺いました。
導入の決め手は、ユーザーごとのアクセス権限
ファイルサーバーの容量が限界になり、クラウドストレージ移行を検討
導入のきっかけは、利用していたファイルサーバーの容量が限界を迎えたことです。もちろん、従来通りの運用管理を増設して続けるという選択肢もありました。しかし自社サーバーを維持するにはリソースやコストがかかります。過去のデータを整理する労力や、誤って資料を削除してしまうリスクもあります。そういった業務の効率化と費用面でのメリットを見込んで、ストレージのクラウド化を検討しはじめました。
様々な利用スタイルに対応できるか
検討段階ではいくつかのクラウドストレージサービスが候補に上がりましたので、機能や価格、UIや使いやすさなどの選定条件を設定しました。導入初期では本社スタッフの利用がメインですが、将来的に現場のiPadでも、Boxを介してスタッフとのやりとりをできるような運用を想定しました。
Boxを選定した決め手になったのは管理機能の豊富さです。Boxではダウンロード可否や閲覧更新など、7種類の権限についてユーザーごとに設定できる機能があります。アップロード作業をする人と、ファイルにアクセスする人など、権限をわけて運用できることが魅力的でした。
膨大な報告資料のペーパーレス化、データの即時共有に効果大
クライアントに次の展開を提案するスピードが変化
導入効果を感じたのは、膨大な紙資料の共有です。Boxでペーパーレス化したことで閲覧／検索性が高くなり、セキュリティを確保しながらスムーズな情報共有が可能になりました。特に全国の現場スタッフから提出される報告資料を、本社から素早く閲覧できるようになったことが大きいです。報告資料は、本社スタッフがクライアントとのやりとりや、次のプロモーション計画を立てるのに日々活用しています。
紙資料をペーパーレス化し、Boxで共有／一元管理
例えばプロモーション展開は、同じ"焼肉のタレ"の商品でも牛肉、豚肉、豆腐を使うなどエリアごとに微妙に異なり、報告資料には店舗ごとの売り場展開、商品の味、試食したお客様の反応などが記されています。Box上にあることで、施策の効果や現場の反応が素早く見えるようになり、クライアントに対して次の展開を提案するスピードが変わりました。
ペーパーレス化を促進するため、各営業所にはスキャンした書類を自動保存できるBox連携の複合機を導入しました。徐々に、現在ある書類のBox移行も進める予定です。報告資料の他にも、店舗情報や調理法のマニュアル動画をBoxで共有して、現場スタッフへの業務の落とし込みに活用しています。
本格導入から3ヶ月で、ユーザー利用率90%超の社内浸透
徐々に「使わなければ仕事が進まない」状況に
Boxの本格運用を始めて約3ヶ月ほどで、社内ユーザーの利用率が90%を超えました。利用するシステムが変わって最初は戸惑いもありましたが、それ以上に利用メリットが大きく、業務の効率化が目に見えて進んだのが大きな理由だと思います。もちろんITが苦手な社員もいますが、徐々に「使わなければ仕事が進まない」状況になり、社員同士で教え合いながら理解を深めています。
CloudGate UNOと連携して漏れのないセキュリティを構築
不測の事態ではアクセスをブロックできる
Boxの豊富なセキュリティ機能によってデータ運用面の課題はクリアしましたが、アクセスについての課題は残ったままでした。クラウドは社外から利用できる大きなメリットがある反面、誰でも、どの端末からでもアクセスできるセキュリティリスクが潜んでいます。せっかく安全な権限設定や運用ルールを整えても、Boxのアカウント情報が盗まれたり、端末が第三者の手に渡ってしまう不測の事態には備えられません。
そこで、Boxのログインにアクセスコントロールを付与し、全体のセキュリティをカバーする目的でCloudGate UNOを導入しました。現在弊社ではルートを2つ想定しています。「本社オフィスのネットワークからBoxにアクセスするユーザー」はIPアドレス制限、「社用ノートPCを使用して社外からアクセスするユーザー」は端末認証で管理しています。CloudGate UNOとの連携により、ID/パスワードが合っていても、管理者が許可しないルートからのアクセスはブロックするよう設定しました。
※Box Business 版とクラウド認証セキュリティサービス「CloudGate UNO」を連携。 Business Plus 版と Enterprise 版では、Box 単体での IP アドレス制限が可能です。
クライアントへの提案に、Box内の動画を活用。試食プロモーションの臨場感を伝える
社外からBoxにアクセスし、クライアントへの提案に動画を活用しはじめています。商談の内容にあった動画を見せることにより、売り場やスタッフの様子などの臨場感が伝えられるようになりました。まだまだIT活用の進まない試食販売の業界で、こういったアプローチが差別化につながると感じています。社外からのアクセスはまだ試用段階で一部のユーザーのみの利用ですが、順次全体に広げていく予定です。
「Box Capture」で、売り場情報の共有をスピーディーに
現場の様子を撮影するためにiPadを使う場面が増えており、その情報共有をスピードアップすることが今後の課題のひとつです。
そのため、将来的にBox連携のアプリケーション「Box Capture」の利用を検討しています。これはiOS端末で撮影した写真や動画データを、連携したBox内のフォルダに直接アップロードできるというものです。写真をメール添付する手間がなく、データが端末に残らないのでセキュリティ面も安心です。また端末の容量を気にする必要がないので、管理面でも助かりそうです。
そういったBoxの活用シーンは今後ますます増えていくと思います。
食品メーカーと全国の量販店舗をつなぎ、精肉、鮮魚、青果、惣菜、加工食品、デイリー商品をはじめとする、あらゆる食品プロモーションを提案。店舗全体で試食レシピや提案メニューを連動させる試食プロモーションを得意としています。近年では、店頭からの食育情報の発信にも力を入れています。
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