オンライン校正ツール導入ガイド｜自社に合う製品を選ぶポイント

機能を比較する前に校正ワークフローを整理する

オンライン校正ツールの選定では、最初に「対象となる制作物」「関係者の構成と人数」「現在の赤入れ・回覧方法」の3点を整理します。

チラシやカタログなどのPDFが中心なのか、動画やWebサイトも確認するのか。少人数の制作チームで同時にレビューするのか、法務、品質管理、商品企画などが順番に承認するのかによって、必要な仕組みは変わります。

現在、紙への手書き、PDFの注釈、メール本文、チャットなどが混在している場合は、修正指示を誰が取りまとめているかも確認しましょう。そのうえで、進捗の見える化や承認回覧などの必須条件と、手書き入力や差分比較などの加点条件を分けると、導入ツールを比較しやすくなります。

オンライン校正ツールで変えられること

従来の運用では、関係者ごとに別々のPDFへ書き込み、担当者が指示を一つにまとめて制作者へ送ることがあります。修正版が届くたびにファイルが増え、誤って古いデータにコメントしてしまうこともあります。

オンライン校正ツールでは、同じ制作物上に関係者のコメントを集約できます。ツールによっては、バージョン履歴、コメントへの返信、期限、承認状況なども同じ場所で確認できます。情報を探す時間や修正指示を転記する作業を減らし、担当者が内容確認に集中しやすい環境を整えられます。

一方、ツールは、表示された差分やコメントの内容が正しいかどうかまで自動的に判断するわけではありません。数値、固有名詞、表現の妥当性、社内基準への適合性などは、原稿や修正指示と照合して担当者が判断します。

オンライン校正ツールはどう選び分ける？

オンライン校正ツールは、利用人数だけではなく、レビュー対象とワークフローから選びます。

複数部署の承認フローを管理するならZiflow

Ziflowは、制作物のレビュー・承認に特化したオンライン校正ツールです。制作物へのコメント、バージョン管理、進捗管理に加え、複数部署をまたぐ承認フローを設定できます。

例えば、マーケティング部の承認後に商品企画部、法務部、責任者へ回す運用や、複数の関係者が並行してレビューする運用を設計できます。誰が制作物を開いたか、コメントしたか、承認結果を登録したかといった進捗を確認できるため、確認待ちのレビュー担当者を把握しやすくなります。PDFだけでなく、画像、動画、Webページ、Office文書なども校正対象としてアップロード可能です。

多くの部署や取引先が参加し、制作物ごとに承認ルートを管理したい企業に向いています。

オンライン校正ツール

Ziflow

Ziflowはあらゆる制作物のレビュー・承認フローを効率化する、オンライン校正ツールです。シンプルで誰でも使いやすいインターフェースながら、バージョン管理や差分チェック、共同作業など、校正業務に必要な機能が揃っています。詳細なワークフローやフォルダの設計が可能なため、現状の業務フローのオンライン化・自動化をスムーズに実現します。

Ziflowの詳細を見る

チームのやり取りもまとめるならBrushup

Brushupは、制作物へのレビューと、チーム内のコミュニケーションや進行管理をまとめたい場合の選択肢です。

ブラウザー上で制作物へコメントや手描きのフィードバックを入れられ、日々のチャットのやり取りもタイムラインでまとめて確認できます。制作物やプロジェクトごとに、担当者や期限の設定、ガントチャートによる進捗確認も可能です。

さまざまなコンテンツを制作するチームが、赤入れだけでなく、制作に関する連絡やスケジュールも同じ環境で管理したい場合に適しています。

デザインレビューツール（オンライン校正）

Brushup

Brushupはデザイン、動画、チラシ／パンフレットなどのチェックとフィードバックの生産性を上げるレビューツールです。テレワーク時のオンライン校正にも対応します。プロジェクト管理や進捗管理／進行管理などの効率化に貢献し、組織の働き方改革をサポートします。

Brushupの詳細を見る

PDFのレビューを手軽に始めるならAdobe Acrobat

Adobe Acrobatは、PDFを中心とした比較的シンプルなレビューに適しています。

共有リンクを使って同じPDFを関係者へ案内し、コメントやハイライトなどを集約できます。複数人が同じPDFにフィードバックを入れられるため、メール添付で複数のPDFを回収する運用を見直せます。

少人数でチラシやビジネス文書を確認し、複雑な承認フローや案件管理までは必要としない場合に始めやすい選択肢です。

いつでもどこでもセキュアな文書業務が可能

Adobe Acrobat

Adobe Acrobatは、iPadでも簡単に電子署名や文書共有ができます。強固なセキュリティに守られたまざまな文書業務を支援する強力なツールを備えており、それらを時間や場所にとらわれずスムーズに実行できます。安全な文書をどこでも取り扱うことのできるセキュアなソリューションです。

Adobe Acrobatの詳細を見る

導入は実際の案件を使った小規模な試行から

製品を選んだら、全社展開の前に、繰り返し発生する案件を一つ選んで試行します。

トライアルでは、操作の分かりやすさだけでなく、次の点を確認します。

• 実際に使用する制作物を問題なく確認できるか
• 社外の担当者も迷わず参加できるか
• 最新バージョンを関係者が共通して確認できるか
• 承認待ちや期限超過を把握できるか
• 従来より手順が増えていないか

試行後は、レビュー開始から承認までの時間、差し戻しの回数、指示の取りまとめにかかった時間などを確認します。ツールの導入自体を目的にせず、制作プロセスが改善したかを判断することが大切です。

自社の制作物と承認フローに合う製品を選ぶ

オンライン校正ツールは、すべての企業に同じ製品が適するわけではありません。

PDFを少人数で確認するならAdobe Acrobat、制作チーム内のコミュニケーションを促進するならBrushup、多部署・多人数のレビュー・承認フローを設計するならZiflowが主な選択肢になります。

株式会社Tooでは、現在の制作物や校正フローを確認しながら、製品選定やトライアル、導入後の運用をご案内しています。自社に必要な機能を整理したい場合は、デジタル校正の個別相談会をご利用ください。

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