- さらなる女性の活躍や深夜残業削減など労働環境の改善が求められていた。
- 直感的に使えて説明がほとんど必要ないことがZiflow導入の決め手。
- クライアントには不要な社内のやりとりを見せずに運用可能。
- 修正指示の集約作業がなくなったことで時間短縮とストレス軽減。
- Ziflowをハブにクライアントとつながり、ワンストップでサービス提供できるようにしたい。
企業の投資家向けコミュニケーションを総合的にサポートする株式会社エッジ・インターナショナル様は、統合報告書やアニュアルレポート、サステナビリティレポートなどのコミュニケーションツールの企画・制作をされています。今回は、これらの制作における校正作業を効率化するために、オンライン校正ツールZiflowを導入されました。導入の経緯や効果を伺いました。
産休後の女性が活躍しづらかったり、深夜労働を余儀なくされていたケースも
統合報告書の制作にはサスティナビリティ、広報、IRなど関わる部署やメンバーが多く、オンライン校正ツールの導入以前は、修正を指示する方法や手段もバラバラでした。電話、メール、クラウドなどいろいろな手段で修正指示を受け取り、指示を記述するツールもPowerPointやWordなどと統一されていなかったので、指示の集約は非常に時間がかかる大変な作業でした。
長時間労働になりがちな環境では、産休のあと戻ってきた女性社員が活躍することが難しいケースもありました。また、締切もあるのでやむを得ないこともあり、当時は深夜まで働く社員もいました。
直感的に使えて説明がほとんど必要ないことがZiflow導入の決め手
そこで、労働時間の短縮とさらなる女性の活躍機会の増加を考え、自宅でも統合報告書制作の作業ができないかと考え始めたのが2018年ごろです。自宅で仕事ができることで柔軟な働き方が可能になり、育児中のスタッフも活躍しやすくなるのではないかと考えました。
まず、他のオンライン校正ツールを試験的に導入し、東京オリンピックを翌年に控えた2019年にテレワークの環境を整備し本格始動しました。都内の企業にテレワーク導入が一般化したときに先駆けて導入していることが、クライアントへのアピールになるという目論見もありました。
その後、使い勝手の良さを理由にZiflowに乗り換えました。社外の人に使ってもらうことも多いので、直感的に使えて、使い方の説明がほとんど必要ないところが決め手となりました。
クライアントには不要な社内のやりとりを見せずに運用
統合報告書などの制作は、プロジェクトディレクターやクライアントが作ったラフをもとに、社内の制作チームがInDesignでゲラを作成するところから始まります。上がってきたゲラに対してプロジェクトディレクターが直しや要望を伝えて、制作チームが反映させるやりとりを何度かおこなうのですが、このやり取りの最初の段階からすべてにZiflowを使っています。
作業完了したゲラはプロジェクトディレクターがZiflowでクライアント用のプルーフ（ワークフロー）としてアップし、クライアントに確認依頼をします。クライアントから修正指示が戻ってきたら、クライアントからもらったフィードバックを引き継いだ状態で、プロジェクトディレクターがクライアント用とは別に社内用のプルーフを作り、社内メンバーに修正指示を共有します。
社内と社外とで校正のやり取りをする場所をZiflow内で分けているのは、クライアントには見せなくてもいいやり取りがあることが大きな理由です。また、臨時で制作を手伝う社内スタッフが参加することもあるので、知らないメンバーが入っていることでクライアントに違和感を与えない配慮もあります。
修正指示の集約作業がなくなったことで時間短縮とストレス軽減
Ziflowの導入効果として大きく実感しているのは、修正指示の集約作業がなくなったことです。クラウド上でみんなが同時に作業でき、修正指示の手段が統一されることが効率化につながっています。修正指示をクライアント側で集約してもらう場合は担当の人に負荷をかけてしまいますし、当社に直接指示が来る場合はプロジェクトディレクターが集約する作業を負担していました。
デジタル化以前は、クライアントからの修正指示が朝届いたとして、その集約作業に時間がかかることで、制作チームに指示を渡すのが夕方や定時後になってしまうこともありました。Ziflow導入により集約作業に時間がかからなくなった分、制作チームのスケジュールに関する負担を減らすことができます。また、指示を集約する業務を担ってきたスタッフからは、多種多様な形式で届く修正指示を読み解き整理するストレスが軽減できたという声も出ていて、そういった面でも効果を感じています。
Ziflowをハブにクライアントとつながり、ワンストップでサービスを提供したい
導入にあたり、商品を売って終わりではなく、運用まできちんと面倒を見てくれるTooさんの姿勢がありがたかったです。Ziflowの導入は別のオンライン校正ツールからの乗り換えだったのですが、短期間でさまざまな移行作業を手伝っていただき、予定していたスケジュール感で切り替えて運用することができました。
もともとは紙依存の会社で、デザイナーへの指示も紙でおこなっていました。デジタル化により生産性は倍くらいになった感覚がありますし、紙の出力をしないことでの時間と費用の削減効果も大きいです。しかし、今でも校正・校閲スタッフの作業は紙での作業が残された領域となっています。校正・校閲のデジタル化においても、今後Tooさんに協力していただきながら進められればと考えています。
Ziflowはファイル共有ができて修正などの指示がもらえる場なので、Ziflowをハブとしてクライアント企業とつながっていることになります。今後もワンストップでできることが増えることに期待しています。
TEL：03-3403-7750 ウェブサイト
※記載の内容は2023年4月現在のものです。内容は予告無く変更になる場合がございます。
