コーナン商事株式会社様は、日用品やインテリア、園芸用品などの住生活関連用品を取り扱うホームセンター業界のリーディングカンパニーです。人々のより良い暮らしをサポートするために、「ホームセンターコーナン」や「コーナンPRO」、「コーナンホームストック」などを運営されています。 同社では、年間で数多くのプライベートブランド商品を開発・販売されています。商品パッケージのデザインや商品説明文を、複数部門や外部企業と校正するフローの効率化を目的に、レビュー・承認に特化したオンライン校正ツールZiflowを導入されました。導入の経緯や効果を、商品業務企画部 開発業務グループ コーディネート企画チーム 北口裕香様、氏本衣都実様、虎尾萌様に伺いました。
プライベートブランド商品のパッケージを制作
私達コーディネート企画チームは前記3名を含む女性7名で構成されたチームで、年間のべ5000点開発されるプライベートブランド商品のパッケージ制作を担当しています。できあがったデザインが自社のアピ―ルに適切か、商品ごとのパッケージのテイストが揃っているかなどの管理をしています。
パッケージ校正の流れは、商品開発マーチャンダイザー（以下、MD）の案をもとに外部企業にデザイン制作を依頼し、デザイン案が固まったら校正を行います。主に修正前の旧デザインのパッケージと修正後の新デザインのパッケージのデータを比較して、レイアウトや商品の説明文、使用上の注意事項などが修正されているか確認します。パッケージの展開図を印刷したものを原本として、MDやその他の部署など複数に回覧します。
紙による校正では進行管理に課題があった
校正する原本は1部しかないため、一旦私たちの手を離れると、いま誰が校正しているのか進捗管理に苦労していました。どこかの部署で何日も滞留することもあり、校正が仕上がるまでにかなりの日数がかかっていました。MDが海外出張に出てしまうと、完全に業務が止まってしまうこともありました。
また、修正指示はペンや付箋などを使って手で書き込んでいました。修正がたくさん書き込まれると読みづらくなるうえ、誰からの指示なのかは筆跡から判別するしかありません。指示が書かれた付箋やページの一部、ときには原本そのものを紛失してしまい、修正が正確に反映されないこともありました。
校正に関する進捗管理が可視化された
これらの課題を解決するためにZiflowを導入しましたが、まず効果に感じているのは校正の進捗が把握できるようになった点です。これまではExcelの表に手入力で進捗管理をしていましたが、入力項目が多く表を更新し忘れてしまうことがありました。Ziflowでは、今誰が校正しているのか、現状のステータスなどをZiflowのダッシュボード上で確認できます。校正にかかる時間が可視化され、どの部署でなぜ時間が必要なのかなども把握できるようになりました。
コーナン商事株式会社様の校正フロー図。複数部署や外部企業と校正・回覧する際にはZiflowを、文字校正にはデジタル校正ソフトウェアのProof Checker PRO SEをご活用されています。
締切や業務に関する連絡をZiflowで一元管理
締切管理や校正に関する連絡もZiflowの中で一元管理できます。締切管理については、期日までにアクションがなければ自動でリマインド通知が出され、それでも確認されない場合は個人宛に通知できるのも便利です。校正の件数が非常に多いため、リマインド作業にかかっていた負荷もかなり軽減されました。
メンション機能も活用しています。校正が終わった際にメンションを付けてコメントしてもらうことで、見逃さなくなります。また、それぞれの認識の齟齬を防いで確実に次のフローに進むことができます。
その他にも、文字の検索機能が役立っています。データ内のある文字をすべて別の表記に置き換えたいと要望をもらったとき、修正が多岐に渡りどこを直すべきか把握しきれませんでした。しかし、検索機能を活用すると該当箇所が赤く表示されるため、効率的に探すことができました。
社外とのやり取りの効率化で作業工数を削減
製品工場も含めた、複数人での校正の同時進行も実現できました。製品工場の方をゲストユーザーとして招待することで、Ziflow上で同時に校正内容を確認できます。過去にデザインデータの納品後に修正指示がくることが何件かありましたが、そのような出戻り作業が削減できそうです。
また、以前は外部企業に修正指示を伝える際に、修正箇所を書き込んだ原本のスキャンデータをメールに添付していました。修正指示を書いた付箋が貼ってあるとスキャンの邪魔になり、テープで補強する作業も必要でしたが、このような作業の工数もかなり削減できています。
当チームではパートタイマーが中心となり進行している案件も多数あります。これまではパートタイマーから相談事などのアクションがあった場合に反応していましたが、Ziflowであれば私たちのタイミングで進捗を確認できます。案件によっては、こちらから「こうするのはどうでしょう？」と先回りして声かけできるようになりました。
将来的には校正に関するやり取りをすべてZiflowに集約したい
Ziflowのトライアル期間は、弊社のフローにどう活用していけばいいのか悩むこともありましたが、その都度Tooさんに相談しました。導入後は、デジタルに強いメンバーや新規案件では紙を一切使わずZiflowで校正のやり取りが完結するようになりました。メンバーによる差はありますが、全体の約半分は紙での校正作業が削減されたと思います。紙からデジタルへの移行期間であるため、ユーザーが慣れるまでは校正完了までつきっきりで見ていく必要がありますが、今後校正をZiflowに集約できる環境が整えば、さらに効率的に業務を進められると期待しています。
２つの校正ツールを活用中
コーナン商事株式会社様では、年間のべ5000点のプライベートブランド商品のパッケージを複数部署や外部企業と校正・回覧する際にレビュー・承認に特化したオンライン校正ツールZiflowを、文字校正にはデジタル校正ソフトウェアのProof Checker PRO SEをご活用されています。
コーナン商事株式会社様のProof Checker PRO SE導入事例はこちら
※記載の内容は2023年6月現在のものです。内容は予告無く変更になる場合がございます。
